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5 Wege, um die Leistung von Projektteams in der Immobilienbranche zu steigern

Machen Sie es wie die digitalen Vorreiter und profitieren Sie von diesen fünf Tipps, um die Leistung Ihres Projektteams zu steigern.

19. Januar 2024

1. Manuelle, repetitive Aufgaben durch Automatisierungen ersetzen

Beim Thema Automatisierung geht es nicht darum, den Projektbeteiligten Verantwortung abzusprechen oder sie durch Technologie zu ersetzen. Digitale, standardisierte Workflows in moderner Software wie Alasco automatisieren vielmehr bislang händische Aufgaben und führen dazu, dass sich die Projektbeteiligten auf das Wesentliche konzentrieren können: auf ihren Beitrag zum Projekterfolg. Das spart Zeit, verbessert die Kollaboration und steigert sowohl die Effizienz als auch die Sicherheit in Bau- und Immobilienprojekten.

Ein Beispiel für Workflows und automatisierte Prozesse ist der digitale Rechnungsprüflauf in Alasco, den Sie frei konfigurieren und an Ihre bestehenden Prozesse anpassen können. Das Ergebnis: Sie vermeiden manuelle Fehler und geben Ihre Rechnungen dreimal schneller frei. Dank Alasco reduzieren sich beispielsweise Ihre Arbeitsschritte im Rechnungsprüflauf folgendermaßen:

Lesetipp

Sie möchten mehr über 10 Alasco Funktionen erfahren, die Ihre Rechnungsprüfung beschleunigen? Zum Video.

Datenübertragung

Rechnungs-PDF an eine projektbezogene E-Mail-Adresse schicken oder das Dokument direkt in Alasco hochladen.

Datenzuordnung

Automatische Texterkennung liest die Rechnungsinformationen aus und überträgt sie in die dafür vorgesehenen Felder. Sie müssen nur noch einen prüfenden Blick darauf werfen.

Rechnungsprüfung

Hinterlegte Workflows legen fest, wer wann welche digitale Prüfung vornimmt und wer danach übernimmt und die Rechnung freigibt. Die Person, die anschließend eine Aufgabe zu erledigen hat, bekommt eine Benachrichtigung, sobald die vorherige Person ihre Aufgabe abgeschlossen hat. Der Clou: Wenn Sie einmal pro Auftrag alle Vertragsbedingungen im System hinterlegen, übernimmt, berücksichtigt und berechnet Alasco die Endsumme automatisch bei jeder einzelnen Rechnungsprüfung.

Kostentabelle und Rechnungslisten

Sobald eine Rechnung freigegeben ist, berücksichtigt sie Alasco automatisch und in Echtzeit in der intuitiven, individuell filterbaren Kostentabelle und Rechnungsliste. Durch die flexible Anpassbarkeit der Kostenliste können Sie diese als Reporting an Anforderungen der jeweiligen Stakeholder anpassen und mit einem Klick exportieren. Denn je besser das Reporting an einzelner Stakeholder angepasst ist, desto aussagekräftiger und nachvollziehbarer ist es für sie – und fördern so das Vertrauen der Geldgeber, sie auch bei Folgeprojekten zu unterstützen.

2. Echtzeitdaten

statt unübersichtliche, fehleranfällige Excel-Listen nutzenDurch die intelligente Analyse von Daten können Sie Risiken früher erkennen, Geschäftsentscheidungen zielführender treffen und Prozesse optimieren. Und das zahlt alles auf eine Kennzahl ein: den Unternehmensprofit. Unternehmen, die den Mehrwert von Daten für sich nutzen, investieren in ihre Wettbewerbsfähigkeit und Profitabilität.

Ganz konkret bedeuten Daten eine Zeitersparnis und Effizienzsteigerung in allen Geschäftsfeldern und Prozessen. Ein schnelles und sicheres Kostencontrolling auf Grundlage von Echtzeitdaten hilft beispielsweise, Probleme frühzeitig zu erkennen – idealerweise noch bevor sie auftreten – und so den Projekterfolg zu sichern. Außerdem trägt eine transparente Übersicht über alle Finanzvorgänge im Projekt, inklusive Abrechnungsstand, Auftragsvolumen und ausgezahlter Beträge, zur Sicherung der Liquidität bei. Das Beste daran: Sie brauchen kein internes Daten Know-how. Kostencontrolling-Software wie Alasco übernimmt das für Sie, indem sie Daten sammelt, aufbereitet und darstellt. Das Ergebnis: Sie profitieren ab Tag eins von verlässlichen und transparenten Echtzeitdaten.

3. Sichere Entscheidungen auf Basis zuverlässiger Daten aus früheren Projekten treffen

Nutzen Sie die Erfahrungswerte aus früheren Projekten und orientieren Sie sich an datenbasierten Kennzahlen. Strukturiert erfasste und ausgewertete Projektdaten vorangegangener Projekte lassen Entscheidungen auch in einem sehr frühen Projektstadium zu. Auf diese Weise minimieren Sie das Risiko schlechter Unternehmensentscheidungen und maximieren den Gewinn.

Darüber hinaus sind ausführliche Analysen des Best-, Base- und Worst-Case-Szenarios eine Investition in eine sichere Projektfinanzierung. Durch sie lassen sich Risiken frühzeitig erkennen und Sicherheitsstrukturen dahingehend anpassen. Berücksichtigen Sie dabei Erfahrungswerte aus früheren Projekten, zum Beispiel durch den Einsatz einer Kostenmanagement-Software wie Alasco, können Rückstellungsplanungen realitätsnah kalkuliert werden. Die darauf basierende Finanzierungsstruktur eines Projekt verringert beispielsweise unerwartete und hohe Bereitstellungszinsen.

4. Digitale Kommunikationskanäle für vereinfachte Kollaboration

Viele wissen gar nicht, welche Tools heute schon zur Verfügung stehen, um die Zusammenarbeit im Team oder mit externen Projektbeteiligten zu erleichtern. Dabei gibt es so viele arbeitserleichternde Lösungen! Mithilfe digitaler Tools wie Google Drive, OneDrive und Dropbox Paper vermeiden Sie Missverständnisse und Mehrarbeit. Durch sie können Sie online Dokumente erstellen, sie mit anderen teilen und gleichzeitig daran arbeiten. Durch interne Kommunikationskanäle wie Slack, Teams und Co. trennen Sie strikt berufliche und private Absprachen, was auf die Produktivität einzahlt. Und mit Zoom, Webex und Google Meet übertragen Sie Projektbesprechungen dank Whiteboard-Funktion, Chats und Bildschirmübertragung effizient und mühelos ins Digitale.

Speziell das Kostencontrolling ist durch die vielen internen und externen Beteiligten und fehleranfälligen Daten geprägt von zeitintensiven Absprachen. Dadurch, dass in Alasco alle Projektbeteiligten in einem System arbeiten und Workflows sowie Automatisierungen die Zusammenarbeit vereinfachen, werden zeitaufwändige und möglicherweise missverständliche Absprachen per E-Mail und Telefon überflüssig.

5. Durch intuitive Tools schnellen Return on Invest sichern

Was zeichnet eine gute Software aus? Sie ermöglicht es dem Nutzer ab Tag eins, den größtmöglichen Nutzen aus seinen Daten zu ziehen.Außerdem beschleunigt sie durch intelligente Funktionen und eine einfache Bedienbarkeit Prozesse, nimmt Arbeitsschritte ab und schafft mehr Zeit für das Wesentliche. Statt im Weg zu stehen, minimiert sie tägliche To-do’s. Dafür muss sie vor allem eines sein: intuitiv.

Alasco bietet einen klaren Aufbau, eine leicht verständliche Benutzeroberfläche und übersichtliche Projektstrukturen. Dank der einfachen Bedienbarkeit kann jeder in Alasco arbeiten, ohne vorher zeitintensive Schulungen besuchen oder Prozesse umstellen zu müssen. Das bedeutet: schnelles Onboarding, schneller Einstieg und dadurch ein schneller Return on Invest – Sie können sich voll und ganz auf den Projekterfolg konzentrieren. Wie das in der Software aussieht? Auf dem Blog nachlesen.

Projekterfolg statt Change ManagementUm von digitalen Lösungen zu profitieren und die Leistung der Projektteams zu steigern, mussten Unternehmen früher Change Management betreiben – die einzige Möglichkeit die Akzeptanz aller Mitarbeiter zu sichern. Heute macht moderne Software, die so intuitiv und prozessorientiert ist wie Alasco, einen langwierigen Change Prozess obsolet. Die einfache Bedienbarkeit und zielorientierte Funktionalität der Software fördert die Akzeptanz von selbst. Das einzige, was Unternehmen im Blick haben sollten: ein digitales Mindset in der Belegschaft zu verankern. Wie? Beispielsweise durch Weiterbildungsprogramme und den Wissensaustausch zwischen allen Beteiligten.

“Generationenübergreifende Zusammenarbeit und Akzeptanz ist die Voraussetzung, um als Unternehmen digital erfolgreich zu agieren. Kompetenzerweiterung, Wissensaustausch und optimale Prozesse stehen im Mittelpunkt der täglichen Arbeit unseres Customer Success Teams bei Alasco. Mit unserem proaktiven Kundenservice begleiten wir Projektteams durch die Digitalisierung: Statt einer einfachen Einführung in die Software hat unser Team das Gesamtprojekt im Blick und teilt weiterführende Vorschläge zu Softwarenutzung und Prozessoptimierung.” Thomas Platiel, Head of Customer Success