Zahlungsanforderungen managen – So fordern Sie eine Rate korrekt an (inkl. Vorlage)

MaBV

In Deutschland gibt die Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) je nach Baufortschritt einen prozentualen Anteil vor, den der Bauträger vom Käufer einfordern kann. Beispielsweise können nach Beginn der Erdbauarbeiten 30% der Gesamtsumme in Rechnung gestellt werden. Der Zahlungsplan gliedert sich je nach Bauart in sieben bis 13 Raten und gibt Käufer:innen Orientierung und die Sicherheit, dass ihr Geld ausschließlich für das jeweilige Bauprojekt eingesetzt wird. Bauträger müssen auf der anderen Seite nicht für das gesamte Projekt in Vorleistung treten und können die entstehenden Kosten regelmäßig geltend machen.

Der Kauf einer Wohn- oder Gewerbeimmobilie von einem Bauträger ist in Deutschland weit verbreitet. Im Controlling dieser Bauprojekte beansprucht das Management von Zahlungsanforderungen viel Zeit, denn als Bauträger stellen Sie Ihren Käufer:innen je nach Zahlungsplan zwischen sieben und 13 Raten in Rechnung. Die damit verbundenen Aufgaben wie Rechnungsstellung, Versand und Monitoring ziehen sich durch den gesamten Projektverlauf und verursachen für die Verantwortlichen oft einen hohen administrativen Aufwand. Zudem sollten Projektleiter:innen und Controller:innen jederzeit Auskunft über den aktuellen Zahlungsstatus geben können, um eine kostendeckende Umsetzung zu gewährleisten. Das lässt sich mit althergebrachten Excel-Tabellen nur schwer realisieren. Glücklicherweise gibt es inzwischen digitale Lösungen, mit der Sie Zahlungsanforderungen einfach managen und die Sie bei der korrekten Erstellung und Nachverfolgung unterstützen.

Doch warum ist das Management der Zahlungsanforderungen so arbeitsintensiv? Für jede:n Käufer:in muss je nach Baufortschritt die korrekte Anforderung einer Rate erstellt, versendet und die Zahlung nachverfolgt werden. Bei der Umsetzung kleinerer Projekte mit wenigen Käufer:innen, wie beispielsweise einem Reihenhaus-Komplex, lässt sich der Aufwand mithilfe der passenden Vorlage relativ problemlos manuell bewältigen. Einmal erstellt, kann die Vorlage für alle Zahlungsanforderungen wiederverwendet werden und Zahlungsstände lassen sich mithilfe des Buchhaltungssystem oder Excel monitoren.

Alles im Griff: Unbegrenzt viele Zahlungsanforderungen managen

Anders sieht die Situation für Bauträger bei großen Projekten wie beispielsweise Quartieren mit einer Vielzahl an Wohnungen aus. Bei mindestens sieben Raten pro Käufer:innen und Objekt beginnt ein wahres Jonglieren mit Zahlungsbeträgen. Jederzeit zu wissen, welche Rate bei wem angefordert oder bereits bezahlt ist, ist ein echtes Kunststück. In der Praxis springen Verantwortliche zwischen Excel-Tabellen, E-Mails, Briefen und der Buchhaltungssoftware hin und her, um den Überblick zu behalten. Dass sich angesichts der Vielzahl manueller Prozesse und Medienbrüche ein Zahlendreher einschleicht, ist nur eine Frage der Zeit und erhöht zusätzlich den Arbeitsaufwand. Die Folge sind versäumte Anforderungen, fehlerhafte Beträge, verspätete Zahlungseingänge und intransparente Zahlungsstatus. Das sorgt nicht nur für Frust in der Buchhaltung, sondern gefährdet auch die kostendeckende Umsetzung des Bauprojekts. Wie können Bauträger Zahlungsanforderungen effizienter und transparenter managen und gleichzeitig die Prozesssicherheit maximieren?

Wie bei vielen Prozessen im Finanzcontrolling, die sich aus manuelle Arbeitsschritte zusammensetzen, liegt die Lösung in der Digitalisierung und Automatisierung. Indem die Zahlungsanforderungen mithilfe einer Projekt- und Finanzcontrolling Software gemanagt werden, fügen sie sich ganzheitlich in das Projektmanagement ein.

Folgende Arbeitsschritte können Sie mit einer passenden Software digital abbilden:

• Zahlungsplan pro Verkaufseinheit anlegen
• Zahlungsanforderung pro Verkaufseinheit laut Zahlungsplan automatisiert erstellen
• Optional: Sonderwünsche bei der Zahlungsanforderung berücksichtigen
• Manuell oder automatisch generierte Rechnungsnummer sowie Fälligkeitsdatum vergeben
• Dokument für die fertige Zahlungsanforderung mittels einer hinterlegten Vorlage automatisch generieren

Auf Basis der digitalen Workflows lassen sich so in wenigen Klicks beliebig viele Zahlungsanforderungen auf einmal erstellen und als ZIP-Datei für den Versand exportieren. Bei der Realisierung großer Bauprojekte ist das eine spürbare Zeitersparnis.

Alasco erleichtert Ihnen das Management der Zahlungsanforderungen zudem mit einer Tabellenansicht, in der Sie alle Anforderungen und deren Status auf einen Blick sehen.

Zahlungsanforderungen in Alasco

Nach erfolgreichem Versand der Anforderung an Ihre:n Käufer:in, können Sie die Zahlungen über die Tabellenansicht transparent nachverfolgen und Zahlungseingänge dokumentieren. Pro Anforderung können Sie einen oder mehrere Eingänge hinterlegen, der Status passt sich automatisch an.

Kleine Prozesse automatisieren lohnt sich

Zahlungsanforderungen sind nur ein Teilprozess im umfangreichen Controlling von Bauprojekten, dennoch lohnt es sich für Bauträger, die bestehende Arbeitsabläufe zu hinterfragen. Ob im Handling kleinerer Projekte durch eine wiederverwendbare Vorlage, die in wenigen Klicks gefüllt wird oder bei großen Bauvorhaben mithilfe einer passenden Software – das optimierte Management von Zahlungsanforderungen belohnt mit spürbar mehr Effizienz und Transparenz, die sich in Euro messen lässt.