Warum Kostencontrolling von Bauprojekten mit Excel verheerende Auswirkungen haben kann

Doch die Kritik an Excel wird immer mehr. So bezeichnete Forbes Excel “als die gefährlichste Software der Welt”. Auch aus unserer Perspektive ist Excel aus drei Gründen für Bauprojekte durchaus ein Risiko.

• Hohe Anfälligkeit für menschliche Fehler
• Workflows und Kommunikation finden außerhalb der Software statt
• Vorprogrammiertes Dateichaos

Problem #1: 90% aller großen Tabellenkalkulationen enthalten massive Fehler

Wäre es möglich Excel mit einer Fehlerquote von null Prozent zu verwenden, könnte man gegen die Nutzung von Excel nur schwer argumentieren. Doch genau das Gegenteil ist der Fall.

Untersuchungen haben festgestellt, dass 90% aller Tabellen mit mehr als 150 Zeilen schwerwiegende Fehler enthalten. Die Ursachen sind meist menschliche Fehler bei der manuellen Eingabe von Daten oder Formeln.

Dies kann kostspielige Auswirkungen haben, wie der Fall der Bank JP Morgen zeigt. Ein Excelmodell sollte helfen Chancen und Risiken abzuwägen. Nach einem Benutzerfehler wurde die Wette auf Kreditderivate als halb so riskant bewertet als sie tatsächlich war. Dieses Debakel, bekannt als der “London Whale”, kostete die Bank Milliarden von Dollar. Und war dazu auch noch extrem peinlich.

Das Beispiel zeigt die Fehleranfälligkeit von Excel auf eindrucksvolle Art und Weise. Excel erfordert in hohem Maße manuelle Dateneingaben. Formeln und Bezüge sind vollständig benutzerdefiniert und gleichzeitig hat Excel keine eingebauten Sicherheitsmechanismen.

Jeder kleine Copy-Paste-Fehler kann massive Auswirkungen auf ihre Kalkulationen haben. Schneller als Gedacht weicht ihre gesamte Kostenschätzung um 15% nach unten ab und sie gehen fälschlicherweise von einem zu positiven Return on Invest aus. Oder sie haben zu wenig Liquidität, weil ihre Mittelabflussplanung sich nicht aktualisiert hat.

Problem #2: Excel ist kein Projektmanagementsystem

Die gemeinsame Arbeit mit Excel funktioniert nur in Kombination mit Emails oder anderen externen Kommunikationstools. Zwar ermöglicht Excel seit der Umstellung auf “Office 365” auch ein kollaboratives Arbeiten in der Cloud, dieses ist aber einerseits noch nicht besonders verbreitet und kann außerdem weiterhin keine Workflows abbilden.

So bleibt Excel Nutzern nichts anderes übrig, als Aufgaben, Freigaben, Kontrollen und Co. weiter manuell zu koordinieren. Und so liegen Aufgaben oft tagelang in Emailpostfächern herum und verzögern Prozesse. Effiziente Workflows sehen anders aus.

Problem #3: “Wo finde ich denn die letzte Version der Kostenkalkulation?”

Tabellenkalkulationen sind oft personenübergreifende Kooperationen. Excel vermittelt den Eindruck einer Datenbank, was aber falsch ist. Es fehlt Excel an einigen wichtigen Funktionen, um eine sichere und effiziente Kollaboration und Dokumentation zuzulassen. Das Nachverfolgen von Änderungen ist in Excel nur schwer möglich. So können Benutzer versehentlich doppelte oder fehlerhafte Daten einfügen, ohne dass andere Benutzer davon wissen.

Viel schlimmer ist jedoch, dass obligatorische Dateichaos. Im Optimalfall liegt eine zentrale Datei auf einem sicheren Server des Unternehmens oder in der Cloud. Die Realität sind aber oft Dateien mit unterschiedlichen Status, die per Email versendet werden. Wer kennt nicht Dateinamen wie “180101_Kostenkalkulation_Version3.1_final_TS.xlsx” oder Fehlermeldungen zu Verknüpfungen, die nicht mehr funktionieren?

Wenn nicht Excel, was dann?

Zuerst möchten wir an dieser Stelle sagen, dass wir Excel wirklich lieben. Es gibt zahlreiche Anwendungsfälle, in denen es keine bessere Lösung als Excel gibt. Es gibt aber im Bezug auf die Baufinanzen eine Menge Anwendungsfälle, bei denen Excel aus den genannten Gründen an seine Grenzen stößt und es sicherere und effizientere Lösungen gibt.

Moderne Software ermöglicht es beispielsweise beim Multiprojektcontrolling oder bei der Bearbeitung von Baurechnungen die Vorteile von Tabellenkalkulationen zu nutzen und gleichzeitig die genannten Probleme zu beseitigen.

Softwareanwendungen wie Alasco ermöglichen, im Gegensatz zu Excel, eine effektive Zusammenarbeit und können Workflows wie zum Beispiel die Rechnungsfreigabe abbilden. So haben alle Projektbeteiligte immer und von überall Zugriff auf Dokumente, Verantwortlichkeiten sind klar geregelt, indem Aufgaben automatisch zugewiesen werden und alle Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Das Speichern und Verbreiten der neuesten Version ist nicht mehr notwendig.

Hinzu kommt, dass alle Daten, die im System in den verschiedenen Workflows erfasst werden in Echtzeit miteinander verknüpft werden. So ist ihr Controlling oder die Mittelabflussplanung jederzeit auf dem aktuellen Stand. So können Projektmanager und Bauherren ihre Kosten einfacher nachvollziehen, besser planen und bei Änderungen wesentlich früher reagieren.

Und für alle, die Reportings, zum Beispiel für Banken, weiter in Excel zur Verfügung stellen möchten: Alasco hat auch einen Excel-Export.