Software für ESG-Management und Finanzcontrolling: Warum moderne Unternehmen in die Cloud wechseln

Funktionen, Kosten, Wartung, Sicherheit von lokaler und Cloud-Software im Vergleich

Bei der Entscheidung für Bausoftware gilt es heute viele verschiedene Faktoren zu beachten. Grundsätzlich kann man zwischen zwei Modellen wählen: lokal installierte Software und webbasierte Cloud Software.

Der Trend geht dabei aktuell in allen Kategorien der Businesssoftware eindeutig in Richtung “Cloud”.

Die Gewinner der Softwarebranche setzen auf Cloud-Lösungen

Firmen, die früh auf die Cloud setzten, wie beispielsweise Salesforce oder Dropbox, sind extrem schnell gewachsen und in Ihren Branchen mittlerweile führend. Platzhirsche wie SAP und Microsoft, die lange auf lokale Softwareinstallationen setzten, haben mittlerweile den Wechsel zum Cloudmodell vollzogen.

Studien untermauern diese Transformation des Marktes eindrucksvoll. So hat sich der Umsatzanteil von Cloud Software im Businessumfeld in den letzten fünf Jahren verdoppelt.

Abbildung: Weltweite Umsatzanteile von Cloud- und On Premise Software (Quelle: IDC)

Cloud Software in der Baubranche

In der Bau- und Immobilienbranche setzt die gleiche Entwicklung ein. Die neuen SaaS-Anbieter wachsen schnell und stellen altgediente Software oftmals in den Schatten.

In der Planung und im Projektmanagement sind Cloudlösungen durch BIM schon relativ verbreitet. Im Bezug auf das Kostenmanagement setzen die meisten Unternehmen, zu ihren eigenen Ungunsten, aktuell noch auf eine Kombination von lokaler Software, händischen und papierbasierten Prozessen und Tabellenkalkulationen. Mit Alasco ermöglichen wir unseren Kunden die Vorteile von Cloud Software nun auch im Kostenmanagement.

Aber welche Lösung ist für Ihr Unternehmen die richtige Wahl? Wir haben beide Modelle in den wichtigsten Kategorien für Sie verglichen.

Zugriff

On Premise

Der Zugriff auf die Software ist nur über das Firmennetzwerk möglich. Von Außerhalb ist für eine Verbindung ein zumeist langsames virtuelles Netzwerk (VPN) nötig.

Die Software muss spezifisch für verschiedene Betriebssysteme entwickelt und gepflegt werden (Windows, Mac). Eine Nutzung auf Smartphones und Tablets ist in der Regel nicht möglich.

Cloud

Es kann von Überall und von allen Endgeräten via Internetbrowser auf die Software zugegriffen werden.

Bedienbarkeit

On Premise

In der Regel hat lokale Software eine unübersichtliche und komplizierte Nutzerführung, da alle Funktionen für alle Nutzer sichtbar sind. Die Interfaces sind durch lange Aktualisierungszyklen oft veraltet. Bei Updates sind die Veränderungen an der Nutzerführung oft so gravierend, dass erneute Schulungen notwendig werden.

Cloud

Dem Nutzer werden nur die im Moment für den Workflow und die Rolle relevanten Funktionen angezeigt. Das Interface wird dauerhaft nutzerzentriert weiterentwickelt. So ergibt sich eine selbsterklärende Nutzerführung und Schulungen werden obsolet.

Funktionen

On Premise

In der Regel hat lokale Software einen etwas höheren Funktionsumfang, da das Programm oftmals aufwendig personalisiert wurde. So wird die Bedienung allerdings oftmals unübersichtlich und es entsteht ein hoher Schulungs- und Wartungsaufwand.

Cloud

Anbieter von webbasierter Software legen den Fokus auf gut aufeinander abgestimmte “Features”. Ziel ist es einen hohen Nutzen für einen großen Kreis von Bedienern zu schaffen.

Der fester Funktionsumfang, der aber an individuelle Bedürfnisse angepasst werden kann, wird stetig weiterentwickelt. Vollständig personalisierte Programme sind aber in der Regel nicht möglich.

Prozesse und Workflows

On Premise

Die begleitenden Kommunikationsprozesse und Workflows laufen außerhalb der Software ab. Beispielsweise werden Dateien aus der Software lokal abgelegt und dann über Email verschickt. So entstehen Kommunikationsprobleme, Fehler bei der Versionskontrolle von Dateien und überfüllte Emailpostfächer.

Cloud

Die Prozesse und Kommunikation sind in die Software integriert (z.B. die Koordination einer Rechnungsprüfung). Alle Prozessbeteiligte arbeiten im gleichen Tool und auf der gleichen, synchronisierten Datenbasis. Dies führt zu weniger Fehlern und Abstimmungsaufwand via Email oder Telefon.

Updates und Wartung

On Premise

Updates erfolgen in größeren Abständen, da in der Regel eine (teilweise) Neuinstallation vorgenommen werden muss. Durch den großen Aufwand können auch hohe Kosten anfallen. Zudem muss die Software auf eigenen Servern von Administratoren gewartet werden, um Sicherheit und Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Cloud

Updates werden automatisiert und regelmäßig vom Anbieter eingespielt, ohne dass dabei Wartungsaufwand beim Nutzer entsteht.

Sicherheit

On Premise

Die Daten liegen auf eigenen Servern und es besteht oft keine Redundanz der Datenbanken. So ist bei technischen Problemen ist ein tagelanger Ausfall möglich. Die Dateien werden oft per Email verschickt oder auf Servern gespeichert. Außerdem sind Daten sind oft im System bzw. Dateiformat „gefangen” und ein brauchbarer Export der Daten ist selten verfügbar.

Cloud

In der Regel herrschen in den Rechenzentren von Cloudanbietern deutlich höhere Sicherheitsstandards als bei lokalen Unternehmensservern. Die Anbieter garantieren Verfügbarkeiten von 99,9% und höher. Redundante Systeme in verschiedenen Rechenzentren stellen sicher, dass keine Daten verloren gehen. Die Daten müssen das System nicht verlassen, um ausgetauscht zu werden und werden deshalb nicht über Email verschickt.

Kosten

On Premise

Als Betreiber der Software müssen sie nicht nur die Softwarelizenzen für jeden Nutzer kaufen (und dann in der Regel abschreiben). Eine Umlage auf andere Projektbeteiligte ist in der Regel kompliziert und wird deshalb nicht vorgenommen. Außerdem müssen sie hochwertige, aufrüstbare Hardware anschaffen und warten. Zusätzlich hat der Betreiber die volle Verantwortung für die Sicherheit durch Backups, Firewalls etc.. Hierfür muss eine eigene kostspielige IT-Abteilung aufgebaut werden oder auf externe Dienstleister zurückgegriffen werden. Hinzu kommen eventuell noch Kosten für die Dokumentation und Testierung rechtlicher Anforderungen.

Cloud

Alle Kosten für den Betrieb einer Cloudlösung sind in der Regel in einem monatlichen “Flatrate” Betrag zusammengefasst. Je nach Preismodell fällt die Lizenzgebühr auf Nutzer- und/oder Funktionsebene an.

Bei Alasco setzen wir auf einen Preis pro Projekt, so dass die Softwarekosten einfach den Projekten zugewiesen werden können. Die Anzahl von Nutzern oder Funktionen schränken wir bewusst nicht ein, um die Vorteile der Software allen Projektbeteiligten unkompliziert zugänglich zu machen.

Fazit

Für moderne Unternehmen in der Baubranche stellt sich die Frage ob Cloud oder On Premise eigentlich nicht mehr. Die webbasierte Cloudsoftware ist schnell verfügbar, sicher, einfach zu nutzen, skalierbar, benötigt keine aufwendige interne Administration und bietet ein planbares monatliches Preismodell. Außerdem partizipiert der Kunde automatisch an der permanenten Weiterentwicklung. So ist man für die Zukunft gerüstet und muss sich um die Aktualität der Software keine Gedanken mehr machen.

Unsere Vorteile gegenüber anderen Anbietern

Bestehenden Anbietern fällt es schwer, ihre Software auf den neuen Standard zu bringen. Ein Großteil der Entwicklungsleistung fließt weiter in die Pflege und Weiterentwicklung von bestehenden On Premise Lizenzen, um eine Rückwärtskompatibilität gewährleisten zu können.

Bei Alasco haben wir den Vorteil, dass wir von Anfang an auf den neuen Standard Cloud gesetzt haben. So können wir unseren Kunden nicht nur alle Vorteile von Cloud Software bieten, sondern außerdem unsere Software und Funktionen schneller weiterentwickeln. So helfen wir unseren Kunden bei der Digitalisierung ihrer Projektfinanzen.