Wie Sie trotz aktueller Herausforderungen Ihre Immobilienprojekte zum Erfolg führen

Die Aussichten in der Bau- und Immobilienbranche sind getrübt – und das liegt gleich an mehreren Faktoren. Den steigenden Baustoffpreisen beispielsweise, da weltweite Transportengpässe die Kosten für das Material in die Höhe treiben. Diese Kostenexplosionen belasten eine der weltweit größten Industrien besonders stark.

Kostenexplosionen: Schwer zu beeinflussen

Das Problem ist nicht neu, denn (ungeplante) Baukosten sprengten auch schon zuvor oft das geplante Budget. Bereits 2015 stellte die Hertie School of Governance fest, dass im Schnitt 73 Prozent aller Bauprojekte ihre geplanten Kosten übersteigen. Das Ergebnis: geringere Margen, zeitliche Verzögerungen und unzufriedene Kunden. Laut Branchenverbänden wird sich die Lage weiter zuspitzen und der Wohnungsbau in Deutschland 2023 aufgrund akuter Preissteigerungen bis zu 80 Prozent „deutlich“ einbrechen.

Die Immobilienbranche ist ratlos – und leider auch machtlos. Denn die Kostenexplosionen entstehen durch strukturelle Themen, die globale Pandemielage, politische und geopolitische Krisen sowie die Endlichkeit natürlicher Ressourcen. Solche externen Faktoren lassen sich nur schwer beeinflussen.

aller Bauprojekte übersteigen ihre geplanten Kosten.

Wie Sie mit kleinen Lösungsansätzen große Wirkung erzeugen

Die großen Probleme lassen sich also nicht beseitigen, die kleinen aber schon. Denn insbesondere Projektentwickler und Asset Manager können für sich den bestmöglichen Lösungsansatz finden, indem sie in ihrem eigenen Finanz- und Kostencontrolling ihre Hausaufgaben machen. Drei Faktoren sind dabei entscheidend und gleichzeitig herausfordernd: Effizienz, Transparenz und Struktur.

• Transparenz: Bauprojekte sind deshalb so herausfordernd, weil in den unterschiedlichsten Projektphasen verschiedene Stakeholder zusammenkommen. Um eine effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen, brauchen alle den gleichen Wissensstand und den uneingeschränkten Überblick über alle Projektfinanzen. Nur so können Risiken abgewogen und entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Doch meist fehlt es an einer Möglichkeit, alle relevanten Informationen in Form von Daten zu sammeln und aufzubereiten, sodass alle Projektbeteiligten Zugang zu übergreifendem Wissen erhalten.

• Effizienz: Gerade wenn die externen Kosten explodieren, müssen Immobilienunternehmen ihre internen Ausgaben im Blick behalten. Eine effiziente Arbeitsweise innerhalb der Projektteams ist dabei ein wichtiger Hebel. Leider verbringen Projektbeteiligte einen Großteil ihrer Zeit mit E-Mails, Abstimmungen und ineffizienter Kommunikation. Vielerorts sind noch händische Prozesse und veraltete Software im Einsatz. Excel-Listen werden per E-Mail verschickt und es kursieren unterschiedliche Versionen, auf die sich Projektbeteiligte nicht verlassen können. Repetitive Aufgaben kosten Zeit und erhöhen gleichzeitig das Risiko für menschliche Fehler.

• Struktur: Wer in einer Zeit der Krisen erfolgreich bleiben möchte, muss strukturiert arbeiten und seine eigenen Kosten jederzeit im Blick behalten. Trotzdem fehlt es bei vielen Projekten an einer “Single source of truth”, die alle aktuellen Informationen übersichtlich und für alle Beteiligten zur Verfügung stellt. Beispielsweise werden viele Rechnungen noch per Post versendet, erhalten einen Eingangsstempel, werden bearbeitet und finden irgendwo einen Platz in der physischen Ablage. Dokumente sind über mehrere Systeme verteilt archiviert und schwer auffindbar. Weil vorherige Prozessschritte und der aktuelle Projektstand nur schwer nachvollziehbar sind, entsteht Verwirrung und Frustration – das kostet Zeit, Nerven und Geld.

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Viele Daten, wenig Wissen: Veraltete Softwarelösungen

Leider nutzen viele Immobilienunternehmen bei ihren Projekten Softwarelösungen, die aus dem letzten Jahrtausend stammen und eigentlich für andere Zwecke entwickelt wurden. Insbesondere bei der Kollaboration im Team oder mit Geschäftspartnern werden die Nachteile veralteter und fragmentierter Softwarelandschaften deutlich. Die Folge sind umständliche, manuelle Arbeitsschritte, Behelfslösungen bei der Weitergabe von Dokumenten und intransparente Prozesse. Das erschwert die Zusammenarbeit und verlangsamt das Gesamtprojekt. Gleichzeitig werden zwar viele Daten generiert, aber wenig Wissen, das vorausschauende Entscheidungen zulässt – das Gegenteil dessen, was moderne Software eigentlich leisten soll.

Die aktuellen Herausforderungen wie Lieferengpässe, Materialknappheit und Kostenexplosionen treffen also auf die digitale Transformation, bei der die Bau- und Immobilienbranche einen enormen Nachholbedarf hat. Nie war es dringender als heute, den Wandel aktiv anzugehen, denn: Wer heute und auch in Zukunft gute Entscheidungen treffen möchte, darf nicht mehr auf die gleichen Mittel zurückgreifen wie noch vor 20 Jahren.

Moderne Software: Auf Kostenexplosionen richtig reagieren

Die entscheidenden Hebel sind also Digitalisierung und Automatisierung. Wer diese erfolgreich nutzt, kann auf wechselnde Anforderungen schnell reagieren, ungreifbare Risiken in die Entscheidungsfindung mit einbeziehen und die Kosten so auch perspektivisch abfedern. Denn letztlich ist es genau das, was modernes Kostencontrolling sein sollte: Die Grundlage für richtige Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt.

Es gibt bereits heute Softwareanbieter, die sich auf die aktuellen Bedürfnisse und Herausforderungen der Immobilienbranche eingestellt haben. Sie bieten Cloud-basierte Softwarelösungen – sogenannte Software-as-a-service (SaaS) – für das Finanzcontrolling. Damit können Unternehmen genau dort ansetzen, wo es notwendig ist.

Mit SaaS-Lösungen für das Finanzcontrolling können Projektbeteiligten ihre Finanzdaten und Prozesse digital und in Echtzeit managen. Alle Stakeholder greifen auf die gleiche, einheitliche Datenbasis zu; Bauherren wissen jederzeit ganz genau, wie es um das Projekt steht und behalten den Überblick über die Kosten und Erlöse. Ändern sich Kostenpositionen durch höhere Rohstoffpreise, kann der neue ROI direkt eingesehen und aktiv gesteuert werden.

Mit SaaS-Lösungen können Projektbeteiligten ihre Finanzdaten und Prozesse digital und in Echtzeit managen (Bildquelle: unsplash – Adeolu Eletu).

Ein weiterer entscheidender Vorteil moderner Softwarelösungen ist die Nutzung der Cloud-Technologie. Projektbeteiligte haben jederzeit und von überall Zugriff auf die aktuellsten Daten. Die Datenbasis ist so verlässlich, dass Risiken gesamtheitlich erfasst werden können. Projektverantwortliche sind dadurch in der Lage, Alternativen abzuwägen, Maßnahmen abzuleiten und Investitionen zu tätigen, bevor es zu spät ist. Vorausschauendes Handeln wird möglich und Risiken werden zu Chancen.

Effizienzen steigern und interne Kosten senken

Verträge, Aufträge und Rechnungen lassen sich ortsunabhängig verwalten und im Schnitt dreimal schneller freigeben. Ein Beispiel: Handwerker bekommen ihre Rechnungen oft erst nach drei Monaten bezahlt, weil eine Rechnung in gedruckter Form durch bis zu fünf Hände geht, bevor sie endgültig freigegeben und bezahlt ist. Mit einem digitalen Rechnungslauf ist das mit wenigen Klicks in nur wenigen Werktagen möglich.

Digitale Workflows sorgen dafür, dass bisher zeitaufwändige und fehleranfällige Prozesse automatisiert werden. Das reduziert Fehler, spart viel Zeit und sorgt für eine höhere Motivation der Mitarbeiter. Diese können sich nun anderen, wertsteigernden Tätigkeiten widmen und sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Zusätzlich verbessern strukturierte Prozesse die Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams und über Unternehmensgrenzen hinaus.

Schnelle Rechnungsfreigaben: Durch einen digitalen Rechnungslauf erhalten Handwerker frühzeitig die Rechnungen (Bildquelle: unsplash / Tezos).

Digitalisierung als Chance

Auch wenn es schön wäre: Preissteigerungen lassen sich nicht verhindern. Zu komplex sind die Hintergründe, zu unberechenbar die einzelnen Faktoren. Dennoch kann ein transparentes, effizientes und strukturiertes Finanzcontrolling dafür sorgen, übersteigerte Projektkosten in den Griff zu bekommen.

Der Austausch veralteter Software gegen innovative Technologien ist hierbei der erste entscheidende Schritt, um in dynamischen Zeiten die richtigen Weichen zu stellen. Darüber hinaus geht es um die Transformation der gesamten Bau- und Immobilienindustrie, die aktuell noch weit hinter ihren Möglichkeiten zurückbleibt. Um vor dem Hintergrund globaler Krisen auch in Zukunft noch erfolgreich sein zu können, darf Digitalisierung nicht als weitere Herausforderung gesehen werden – im Gegenteil: Sie ist Chance und Erfolgsfaktor zugleich, wenn es um die Zukunftsfähigkeit der Branche geht.

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