11 digitale Tools, mit denen Projektmanager Zeit sparen

1. Projektmanagement mit Asana und Trello
2. Projektcontrolling mit Alasco
3. Teamarbeit mit Google Drive, OneDrive und Dropbox Paper
4. Interne Kommunikation mit Slack und Teams
5. Externe Kommunikation mit Zoom, Webex und Google Meets

Projektmanagement

Ist mein Kollege Thomas schon mit der Budgetplanung durch? Und ist Simona oder Andreas für das Ausschreibungsverfahren zuständig? Mithilfe der Projektmanagement-Tools Asana und Trello müssen Sie sich gerade bei internen Projekten oder in Planungs- und Vermarktungsphasen von Bauprojekten solche Fragen nicht mehr stellen. Auf interaktiven Boards – beispielsweise eine zeitliche Abbildung des Projektfortschritts sowie Kanban Boards – lassen sich Projekte transparent planen sowie Prioritäten und Fristen setzen. Auf diese Weise können Sie innerhalb einzelner Tasks mit Ihren Kollegen kommunizieren und den Überblick über den Projektstatus behalten.

Was die beiden digitalen Tools voneinander unterscheidet? Asana bietet im Gegensatz zu Trello mehr Zusatzfunktionen, Integrationen und vorgefertigte Templates an. Trello versucht es so einfach wie möglich zu halten, weswegen die Einarbeitungszeit aber auch kürzer ist.

Trello

Für kleine bis mittelgroße Projekte, bei denen die Aufgaben schnell erledigt sind.

Asana

Für umfangreiche Projekte, bei denen einfache Aufgabenlisten nicht ausreichen.

Projektcontrolling

Sie wollen Ihre Projektfinanzen aktiv managen, Ihr Kostencontrolling in Echtzeit verfolgen und sinnvolle Entscheidungen basierend auf korrekten Daten treffen? Alasco digitalisiert Ihren Rechnungsprüflauf, sodass Sie Ihre Rechnungen dreimal so schnell freigeben. Außerdem macht die automatische Verknüpfung von Kostencontrolling und Rechnungsprüflauf den Soll-Ist-Vergleich so einfach wie noch nie.

Alle Projektbeteiligten arbeiten in einem System und können sich auf die Echtzeitdaten verlassen. Was Alasco im Gegensatz zu händischen Kostenkalkulationen noch für Vorteile birgt? Erfahren Sie mehr zum Thema Kostencontrolling in 2021.

Alasco

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Teamarbeit

Wer kennt es nicht: Nach endlosen Korrekturschleifen und Abstimmungen quillt das E-Mail-Postfach vor unterschiedlichen Versionen von Grundrissen, Szenariorechnungen und Bestandsdokumentationen mit Endungen final, final2 und jetztwirklichfinal über. Und dann ist nicht sicher, ob jeder Kollege schlussendlich mit der richtigen Endfassung arbeitet. Um online Dokumente zu erstellen, sie mit anderen zu teilen und gleichzeitig daran zu arbeiten, gibt es digitale Tools wie Google Drive, OneDrive und Dropbox Paper. Sie funktionieren sogar ohne Internetverbindung – sobald Sie wieder online sind, werden die Daten automatisch synchronisiert.

Der grundlegende Unterschied zwischen Google Drive und OneDrive auf der einen Seite und Dropbox Paper auf der anderen besteht darin, dass letzteres kein vollständiges Office-Paket anbietet – Dropbox Paper ist ausschließlich ein Tool zur Textverarbeitung. Google Drive und OneDrive von den großen Anbietern Google und Microsoft hingegen, bieten im Paket auch noch andere Tools an, die sich auf Tabellen, Präsentationen und Bildbearbeitung fokussieren. Aber Achtung: Bei Google Drive haben die kostenlosen Accounts den vollen Funktionsumfang – bei OneDrive hängt der Funktionsumfang vom Preisplan ab.

Dropbox Paper

Reines Tool zur Textverarbeitung, dafür nicht von Google oder Microsoft abhängig.

Google Drive

Komplettes Office-Paket mit vollständigem Funktionsumfang für alle Arten von Dokumenten.

OneDrive

Office-Paket mit eingeschränktem Funktionsumfang bei Gratisversion.

Interne Kommunikation

Sie sind auch auf der Suche nach vielversprechenden Talenten? Um als Arbeitgeber attraktiver zu sein, ist es wichtig, die Kommunikationsform der Digital Natives für Business-Zwecke zu adaptieren. Das ist aber nur ein Grund, weswegen Sie Slack und Teams als Chat-Tools nutzen sollten. Diese digitalen Tools machen nämlich Kommunikation im Team über Gruppen, Einzel-Chats und Videokonferenzen noch dazu dynamischer und einfacher. Dadurch, dass die gesamte Kommunikation auf einer Plattform stattfindet, sind die Abstimmungen schneller und alle Kollegen sind auf dem gleichen Wissensstand. Wenn Sie E-Mails als Kommunikationskanal für offizielle Absprachen behalten wollen, nutzen Sie Slack, Teams und Co. einfach als Tool, um die gemeinsame Kaffeepause zu planen. Durch diese strikte Trennung von beruflicher und privater Absprachen, kann jeder Mitarbeiter individuell entscheiden, wann er welchen Kanal öffnet – und das zahlt auf die Produktivität ein. In beide Tools lassen sich zusätzliche Apps wie Dropbox und Asana integrieren, sodass alle Informationen an einem Ort gebündelt werden.

Die großen Vorteile von Slack sind seine intuitive Oberfläche, individuellen Channels und die intelligente Suchfunktion, die sogar Suchbegriffe in einer verschickten PDF findet. Teams punktet vor allem damit, dass Chatverläufe auf unbestimmte Zeit gespeichert und unbegrenzt viele Apps integriert werden können. Außerdem können Sie bei Teams Gastzugänge für externe Nutzern einrichten, um mit Partnern und Kunden ebenfalls direkt kommunizieren zu können. Im Gegensatz zu Slack ist jedoch die Einrichtung sehr aufwendig und zeitraubend.

Slack

Zur schnellen und unkomplizierten Absprache innerhalb des Teams ohne großen Aufwand.

Teams

Zur Absprache mit internen und externen Nutzern sowie zur Verknüpfung mit unzähligen Apps.

Externe Kommunikation

Wer sagt, dass physische Distanz keine produktiven Meeting zulässt? Mit Zoom, Webex und Google Meet übertragen Sie die nächste Projektbesprechung einfach ins Digitale. Alle drei Tools warten mit ähnlichen Funktionen auf: Bildschirmteilung, gemeinsames Brainstorming mit Hilfe digitaler Whiteboards, Chats und der Möglichkeit, auch per Telefon teilzunehmen. Noch mehr Tools für erfolgreiche Video-Meetings haben wir in diesem Beitrag zusammengefasst.

Zoom punktet in Sachen intuitiver Benutzeroberfläche – auch technisch nicht so versierte Nutzer schaffen es schnell, Zoom zu bedienen. Außerdem haben sich die Entwickler etwas einfallen lassen, das gerade in Zeiten von Home Office sehr nützlich ist: Durch virtuelle Hintergründe lässt sich das triste, unaufgeräumte Arbeitszimmer schnell durch ein Strandpanorama ersetzen. Bei der Gratisversion können sich bis zu 100 Teilnehmer einwählen. Der Haken: Der Veranstalter muss sich aufgrund eines Zeitlimits der Videokonferenz auf 40 Minuten jedoch kurz fassen.

Google Meet ist Teil des Google Office-Pakets und funktioniert daher am besten, wenn alle Teilnehmer ein Google Mail-Konto haben. Sowohl Meet als auch Webex haben kein Zeitlimit und die Teilnehmergrenze liegt wie bei Zoom bei 100 Personen. Außerdem kann Webex mit einer starken Verschlüsselung punkten.

Zoom

Bei kurzen Konferenzen mit mehr Teilnehmern und Fokus auf der intuitiven Bedienbarkeit.

Webex

Bei längeren Konferenzen mit mehr Teilnehmern und Fokus auf der Datensicherheit.

Google Meet

Bei längeren Konferenzen für Teilnehmer mit Google-Konto.