Total Cost of Ownership: So bewerten Sie IT-Lösungen ganzheitlich

Jede neue IT-Lösung sollte einen positiven Return on Invest (RoI) liefern. Je schneller, desto besser. In der Regel steht vor jedem “Return” zunächst eine Investition. Die Investitionskosten in eine neue Softwarelösung ganzheitlich zu bewerten, stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung

Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Gründe:

• Viele Unternehmen vergleichen nur offensichtliche Kosten miteinander, beispielsweise Lizenzkosten. Viele weitere, unmittelbar anfallende Kostenpunkte, zum Beispiel für Updates, werden vernachlässigt.
• Noch schwieriger ist die Bewertung in dem Moment, in dem Funktionsumfänge nicht deckungsgleich sind und die ursprüngliche Software durch die Vernetzung mehrere Lösungen von unterschiedlichen Anbietern ersetzt wird.

Um die Kosten ganzheitlich zu vergleichen und auf dieser Basis den RoI zu bewerten, sollten Verantwortliche deshalb immer den “Total Cost of Ownership” im Blick behalten. Ähnlich wie bei einem Eisberg, dessen wahre Größe sich unter der Wasseroberfläche verbirgt, sind auch die Investitionskosten für Software auf den ersten Blick nur zu einem Bruchteil abzuschätzen.

Alasco vs. X

Gerade bei modernen Lösungen wie unserer Software, die mit gänzlich neuen Herangehensweisen und Funktionen Probleme löst, ist kein 1:1 Vergleich mit anderen Softwareherstellern möglich.

Bei Betrachtung des Total Cost of Ownership von Alasco mit einer vergleichbaren digitalen Controlling-Lösung, müssen die folgenden drei Kostenfaktoren berücksichtigt werden:

1. Infrastrukturkosten
2. Kosten für Onboarding, Wartung & Betrieb
3. Opportunitätskosten für Arbeits- und Prozessoptimierung

1. Infrastrukturkosten

Um die Funktionalität von Alasco nachzubauen, müsste man Elemente verschiedener anderer Softwareanbieter nutzen und miteinander vernetzen.

a) Finanzsoftware

Die isolierte Funktionalität einer Kostenverfolgung bieten verschiedene Softwarehäuser an. Jedoch handelt es sich in der Regel um sogenannte On-Premise Software, bei der einzelne Arbeitsplätze mit einer Lizenz ausgestattet werden. Neben den Lizenzkosten müssen auch die Kosten für die nötigen IT-Infrastruktur und Wartung mit einbezogen werden. Mehr zu den Unterschieden zwischen Cloud und On-Premise finden Sie hier.

b) Workflow Management und Automatisierung

Da alle Mitarbeiter:innen und Abteilungen mit einer neuen Software arbeiten sollen, ist eine Workflow-Lösung notwendig, sodass Dokumente und Aufgaben automatisch zwischen den Beteiligten verschickt werden können. Anbieter wie Docuware oder ELO bieten diese Funktionalität an.

Möchte Nutzer:innen darüber hinaus in den Arbeitsprozessen Daten aus Dokumenten automatisiert auslesen (z.B. um Rechnungsdaten automatisch zu erfassen) wird zusätzlich eine OCR-fähige Anwendung benötigt.

c) Dokumenten Management Systeme (DMS)

Für die sichere Aufbewahrung aller Verträge und Rechnungen bis in die Gewährleistungsphase benötigen Sie zudem ein Dokumenten Management System. Klassische Anbieter von Projekträumen, wie zum Beispiel PMG, bieten hierfür Module an.

d) Data Warehouse

Wenn man die Funktionen unterschiedlicher Systeme nutzt, sind wichtige Daten auf diversen Anbieter verteilt. Um diese Daten erneut zusammenführen, wird ein sogenanntes Data Warehouse benötigt. Anbieter sind beispielsweise Snowflake oder Amazon Redshift.

e) Analyse Tools

Wollen Sie die Daten in Ihrem Data Warehouse tiefergehend analysieren, wird weitere Software für Business Intelligence, wie zum Beispiel Tableau, benötigt.

2. Kosten für Onboarding, Wartung & Betrieb

Egal, ob eine einzige Lösung oder eine Kombination aus verschiedenen Anbietern: Zu Beginn, aber auch während des Betriebs fallen Kosten an.

Schulungen kosten Zeit und Geld: Vorrangig die Zeit der Mitarbeiter aufgrund von Arbeitsausfall und Kosten in Form von gebührenpflichtigen Onboardings. Support wird meist extra in Rechnung gestellt und oft pro Stunde abgerechnet. Selbst bei klassischen Lizenzmodellen (wie bei 1a) fallen jährlich bis zu 20 Prozent der anfänglichen Einmalkosten als Servicegebühren oder ähnliches an. Updates für neue Software werden zusätzlich in Rechnung gestellt. Nach einigen Jahren muss die aktuellste Version sogar komplett neu gekauft werden. Sehr wichtig ist im Falle des Projektcontrollings außerdem das einwandfreie Setup und die Verlässlichkeit der Systeme, weshalb Unternehmen auch personelle Ressourcen in der IT-Abteilung einplanen müssen.

Hinzu kommt: Je mehr Lösungen im Einsatz sind und je öfter sich darunter On-Premise oder eigene Entwicklungen befinden, desto höher fallen die finanziellen Aufwände aus. Für jede Lösung einzeln, aber auch um die Funktionalität der Schnittstellen sicherzustellen – insofern diese vorhanden sind.

3. Opportunitätskosten für Arbeits- und Prozessoptimierung

Oft wird die Zeitersparnis aller Beteiligten in der täglichen Anwendung bei der Kostenbewertung vernachlässigt. Die effizienteste Nutzung der Arbeitszeit kann nur erreicht werden, wenn in möglichst wenigen Systemen gearbeitet wird und die Lösung einfach zu bedienen ist. Nicht zu vernachlässigen, aber schwer zu beziffern, ist zudem das Risiko von Fehlkalkulationen, wenn Daten manuell zwischen Systemen übertragen werden. Die Kosten durch falsche oder zu späte Entscheidungen können in der Immobilienbranche schnell alle zuvor genannten Punkte übertreffen.

Fazit

Die Bewertung der Investition in eine neue IT-Lösung ist komplex und vielschichtig. Es lohnt sich genau hinzusehen und sich im Zweifel von zunächst höheren Kosten zu Beginn nicht abschrecken zu lassen, wenn man so die laufenden Betriebs- und Opportunitätskosten, den zunächst unsichtbaren Teil des Eisbergs, vermeidet.