Digitale Kollaboration und Automatisierung: So haben Teams mehr Zeit fürs Wesentliche

“Wir haben zusammen noch ganz viel Potenzial, indem wir verschiedene Stakeholder-Gruppen bei einem Bauvorhaben zusammenbringen. Wenn wir alle gemeinsam einen Weg gehen – beispielsweise mit Alasco – können wir uns alle sehr viel Aufwand sparen und uns wieder auf das Wesentliche konzentrieren.”

– Toni Ser, Senior Consultant bei Brand Berger

Auf das Wesentliche konzentrieren – was Toni Ser, Senior Consultant bei Brand Berger und Kunde von Alasco meint: Gute Entscheidungen treffen und Immobilienprojekte erfolgreich managen. Doch das ist im Projektalltag gar nicht so einfach.

Mehr Kollaboration, mehr Automatisierung: Das Erfolgsrezept zukunftsgerichteter Immobilienunternehmen

Laut einer Studie von Roland Berger verbringen Projektmanager 90 Prozent ihrer produktiven Arbeitszeit mit Kommunikation und Prozessmanagement. Sie suchen in unterschiedlichen IT-Systemen und physischen Archiven nach Informationen, beantworten E-Mails und Telefonate und nutzen veraltete Dienstwege, um erfolgskritische Entscheidungen zu treffen. Das kostet Zeit, Geld und Nerven: Wer überwiegend monotone, repetitive Aufgaben erledigt, ist zwar lange beschäftigt, “schafft” aber wenig und verliert schnell die Motivation.

Dabei ließe sich ein Großteil dieser Tätigkeiten leicht automatisieren. Die Digitalisierungsstudie von ZIA und EY zeigt, dass gerade die Bereiche Zahlungsverkehr, Controlling, Dokumentenanalyse und Reporting das höchste Automatisierungspotenzial haben. 96 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass sich die Mitarbeitenden durch Automatisierung Aufgaben mit höherer Wertschöpfung widmen können. Das Erfolgsrezept zukunftsgerichteter Immobilienunternehmen lautet also: Kollaboration fördern, Prozesse automatisieren. Beides geht im Projektalltag Hand in Hand – und am besten mithilfe digitaler Tools, die genau darauf abzielen.

Software für die Immobilienbranche: 3 Merkmale kollaborativer Lösungen

Es gibt bereits Softwareanbieter, die sich auf die Bedürfnisse und Herausforderungen der Immobilienbranche eingestellt haben. Das können etablierte Player sein, aber auch innovative Proptechs – gemeinsam ist ihnen, dass sie die Branche kennen und ihre Produkte nah an den Bedürfnissen ihrer Kunden entwickeln.

Gute Softwarelösungen setzen auf die folgenden drei Faktoren und sorgen dafür, dass sich die Projektbeteiligten auf das Wesentliche konzentrieren können: auf ihren Beitrag zum Projekterfolg.

1. Digitale Workflows

Definierte Workflows – auf Deutsch “Arbeitsabläufe” – sind eine standardisierte Abfolge von Arbeitsschritten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Sie legen fest, wer was wann und wie tut und wer anschließend daran weiterarbeitet. Digitale Workflows sind transparent und nachvollziehbar, vereinfachen die Zusammenarbeit, reduzieren Fehler und erhöhen die Effizienz.

Alasco-Tipp

Die Rechnungsprüfung ist der Kernprozess im Controlling jedes Bau- und Immobilienprojektes. Doch gerade dieser ist oft langwierig, fehleranfällig und wenig standardisiert. Das führt zu Missverständnissen, überzogenen Skonto- und Zahlungsfristen und letztlich auch zu Gewinnverlusten. Alasco setzt genau dort an und digitalisiert Ihren individuellen Rechnungsprüflauf in einem Workflow, den Sie frei konfigurieren und an Ihre bestehenden Prozesse anpassen können. Das Ergebnis: Sie geben Ihre Rechnungen dreimal schneller frei. Mehr erfahren >>

2. Offene Schnittstellen (Public API)

Auch wenn es schön wäre: Die eierlegende Wollmilchsau gibt es auch in der Softwarewelt nicht. So nutzen die meisten Immobilienunternehmen mehrere Insellösungen, die unabhängig voneinander arbeiten. Damit diese dennoch miteinander kommunizieren können, stellen moderne Softwarelösungen offene Schnittstellen (Public APIs) bereit. Sie ermöglichen eine individuelle Anbindung je nach Anwendungsfall – ohne, dass eine kosten- und zeitaufwändige Integration programmiert werden muss. Das schafft Transparenz und reduziert manuelle Aufwände und Fehler. Und es führt zu einer reibungslosen Kollaboration über System- und Abteilungsgrenzen hinweg.

Alasco-Tipp

Über offene Schnittstellen sorgt Alasco für einen reibungslosen Datenaustausch mit anderen IT-Systemen und bündelt somit die Kräfte von Controlling, Buchhaltung und Projektteam. Die Integrationen lassen sich jeweils auf Ihre individuellen Anwendungsfälle anpassen. So können Sie mit der direkten Schnittstelle zu DATEVconnect online Ihre Zahlungsdetails mit einem Klick an Ihre DATEV Buchhaltung übermitteln. Mit dem SEPA-Export erhalten Sie alle relevanten Zahlungsdetails, um Zahlungen schneller einzuleiten. Der Export lässt sich in nahezu jedes Bezahlungssystem integrieren. Mehr erfahren >>

3. Eine “Single Source of Truth”

Projektentwickler und Asset Manager müssen im Arbeitsalltag viele Entscheidungen treffen – meist unter Zeitdruck. Das gelingt nur dann, wenn alle relevanten Daten und Informationen korrekt und verlässlich zur Verfügung stehen. Das Herzstück einer modernen Softwarelösung ist deshalb immer eine “Single Source of Truth”, die jederzeit und für alle Projektbeteiligten verfügbar ist. Darin sind alle Dokumente strukturiert abgelegt. Cloud-basierte Lösungen sorgen dafür, dass alle Änderungen und deren Historie in Echtzeit sichtbar sind. Das erleichtert die Zusammenarbeit und reduziert den Abstimmungsaufwand, weil alle Stakeholder die gleiche Diskussionsgrundlage haben.

Alasco-Tipp

Die Echtzeit-Kostenüberwachung in Alasco ist eine solche Single Source of Truth. Sie hilft den Projektverantwortlichen, den vollen Überblick über alle Kosten zu behalten und ermöglicht situationsgenaue Prognosen und effiziente Benchmarkings. Das hilft Teams dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen und aktive Maßnahmen einzuleiten, bevor es zu spät ist. Über das Rechtemanagement erhält jeder Projektbeteiligte die entsprechende Einsicht in die Daten – und bleibt damit immer auf dem aktuellen Stand. Mehr erfahren >>

Kollaboration ist die Basis jedes erfolgreichen Immobilienprojekts – und Automatisierung der Enabler, der sie möglich macht. Entsprechende Softwarelösungen können Projektentwickler und Asset Manager dabei unterstützen, die richtigen Schritte einzuleiten, indem sie als Single Source of Truth dienen, offene Schnittstellen anbieten und Workflows digitalisieren. Gerade bei der Automatisierung manueller Aufgaben lässt sich bereits mit kleinen Stellschrauben eine große Wirkung erzielen. Ein zukunftsweisender Weg muss also nicht immer zeit- und kostenintensiv sein, führt aber sehr schnell zu mehr Struktur, Transparenz und Effizienz – und einem nachweislich hohen Return on Investment (ROI). Gerade in Krisenzeiten und vor dem Hintergrund der sich stetig wandelnden Branche ist genau das die Botschaft, die Immobilienunternehmen brauchen.

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