Ganzheitliches Reporting durch Kontinuität und Transparenz in der Kostensteuerung

Welche Veränderungen für eine effiziente Projektabwicklung und Zielerreichung notwendig sind, haben wir zusammen mit Stefan R. Frank diskutiert. In ausführenden und leitenden Positionen hat er zahlreiche Bauprojekte von der Entwicklung über die Planung bis hin zu der Realisierung und der Abnahme begleitet.

Um Daten aktueller Bauprojekte nachhaltig für kommende Projekte zu nutzen, stehen Projektmanager mehreren Herausforderungen gegenüber.

#A: Kontinuität und Durchgängigkeit der Kostensteuerung

Die Rechnungsbearbeitung nimmt, insbesondere in der Ausführungs- und Abschlussphase, einen Großteil der Arbeitszeit eines Projektmanagers ein. Von Eingang bis Zahlung durchlaufen Rechnungen zahlreiche Prozessschritte und müssen durchgehend abgleichbar und nachvollziehbar sein. Stefan R. Frank erlebte als Projektleiter überwiegend einen parallelen Rechnungslauf per E-Mail und auf Papier: Zeitaufwändige Recherchen, nicht dokumentierte Entscheidungen, unklare Bearbeitungsstände, mehrfaches Einscannen der geprüften Papierrechnung, wiederholte Weiterleitung per E-Mail und per Post sowie verpasste Zahlungsfristen sind bei diesem Workflow unumgänglich.

Jede Rechnung enthält die gleichen Inhalte: Für die Bearbeitung benötigte Elemente wie Rechnungskopf und Fußzeile weichen dabei in ihrer Darstellung von Rechnungssteller zu Rechnungssteller voneinander ab. Durch den Einsatz einer einheitlichen Systemanwendung – beispielsweise durch Texterkennung, Felder mit Auto-Fill-Option und digitalen Bearbeitungsmöglichkeiten – wird das Verwertungspotenzial der Daten bereits im Rechnungsprozess stark optimiert. Unabhängig von ihrem originären Aufbau werden Rechnungen mit gleicher Struktur im System hinterlegt, sodass Rechnungen jederzeit schnell und kategorisiert abrufbar sind. Da die Rechnungen von dem Eingang bis zur Zahlung mit allen zugehörigen Prüfanmerkungen und Anlagen in einem System verbleiben, lässt sich der aktuelle Bearbeitungsstand jederzeit einsehen und die Parallelbearbeitung in Papier wird überflüssig.

#B: Datenzugriff und Datenauswertung

Die Auswertung der erfassten Daten, aus denen sich das Reporting speist, ist für Stefan R. Frank ein entscheidender Schritt für zielgerichtetes Projektmanagement. Erfolgt das Kostenmanagement in Excel müssen die Daten für jede Evaluierung aus einzelnen Tabellen händisch gefiltert, zusammengeführt und aufbereitet werden. Dieses mehrstufige Verfahren erschwert die rasche, detaillierte Zusammenstellung eines aussagekräftigen, qualitativen Reportings für die Führungsebene und die Geschäftspartner.

Um die Datentransparenz schon in der Ausführungsphase zu unterstützen, vertraut Stefan R. Frank auf den Einsatz softwarebasierter Anwendungen: Automatisierte Dashboards stellen jederzeit Budget und Planungsfortschritt eines Projekts übersichtlich dar. Hintergrundinformationen von Teilbereichen können durch Verlinkungen in der Anwendung direkt abgerufen werden, sodass alle Daten für weitere Kostenkalkulationen und -analysen an einem zentralen Ort abgerufen und dargestellt werden. Das ermöglicht zu jeder Zeit und von überall den Zugriff auf die aktuellsten benötigten Informationen.

Nicht nur Stefan R. Frank sieht im Einsatz digitaler Tools einen deutlichen Mehrwert für die Steuerung von Bau- und Immobilienprojekten. Jedem einzelnen Projektmanager bleibt durch die übersichtliche Bündelung und unmittelbare Auswertung aller Projektosten in einer Software mehr Zeit für das Wesentliche: die Steuerung des Projektes.

Alasco als Software as a Service Anbieter ermöglicht durch die automatisierte Erfassung von Rechnungen, die Integration aller Projektbeteiligter und die Verwendung von Echtzeitdaten ein Kosten-Reporting in Echtzeit. Daten sammeln, auswerten und als Basis für zukünftige Projekte verwenden ist damit einfach gesagt und getan!