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Was sind digitale Workflows und wie vereinfachen sie die Zusammenarbeit in Immobilienprojekten?
Bei Automatisierungen geht es nicht darum, den Projektbeteiligten Verantwortung abzusprechen oder ihn durch Technologie zu ersetzen. Digitale, standardisierte Workflows in moderner Software wie Alasco automatisieren viel mehr bislang händische Aufgaben und führen dazu, dass sich die Projektbeteiligten auf das Wesentliche konzentrieren können: auf ihren Beitrag zum Projekterfolg.
Was sind Workflows?
Definierte Workflows – auf Deutsch “Arbeitsabläufe” – sind eine standardisierte Abfolge von Arbeitsschritten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Sie legen fest, wie die Arbeit fließt, also wer was wann wie tut und wer anschließend daran weiterarbeitet. Das Ziel dahinter: größtmögliche Effizienz.
1. Vereinfachte Kollaboration und Kommunikation
Dank vordefinierter Workflows weist moderne Software die Aufgaben inklusive Prioritäten und Dringlichkeit den zuständigen Personen zu. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, gibt sie sie automatisch an die nächste Person im Prozess weiter und die Person erhält eine Benachrichtigung. Damit Rechnungen und Nachträge im Urlaubs- oder Krankheitsfall nicht liegen bleiben, lassen sich ebenso Vertretungen im Workflow hinterlegen. Dadurch, dass alle Projektbeteiligten in einem System arbeiten und sich direkt über eine Kommentarfunktion austauschen können, werden zeitaufwändige und möglicherweise missverständliche Absprachen per E-Mail und Telefon überflüssig.
2. Gesteigerte Produktivität und deutliche Zeitersparnis
Wer gibt die Rechnung eigentlich frei, wenn Frau Kuhn im Urlaub ist? Und wo ist nochmal der Stempel? Durch digitale Workflows müssen Sie sich solche Fragen nicht mehr stellen. Denn erstens werden so Aufgaben direkt an die zuständige Person weitergegeben und zweitens wird jeder Arbeitsschritt digitalisiert – auch Ihr Stempel im Rechnungsprüflauf. Das bestätigen Alasco Kunden: Sie geben ihre Rechnungen dreimal schneller frei. Ein Indiz dafür, dass digitale Workflows für eine deutliche Zeitersparnis sorgen, indem sie manuelle Zeitfresser automatisieren, damit Sie sich auf den Projekterfolg können.
Lese-Tipp
Welche 9 manuellen Aufgaben Alasco bspw. in der Rechnungsprüfung oder in der Reporting-Erstellung automatisiert? Blogbeitrag lesen und mehr erfahren.
3. Transparente und nachvollziehbare Prozessschritte
Vordefinierte und standardisierte Workflows sorgen für transparente und nachvollziehbare Prozessschritte. Das ist auch in der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern ein Vorteil: Der Einsatz von Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen verkürzt die Einarbeitungszeit drastisch. Durch die automatisch weitergegebenen Aufgaben und transparente Prozessschritte, sind neue Mitarbeiter schnell in der Lage, diese Prozesse zu verstehen sowie ihre Aufgaben effizient und sicher zu erfüllen. Außerdem gewährleisten digitale Workflows in moderner Software wie Alasco durch die jederzeit einsehbare Änderungshistorie einen transparenten und nachvollziehbaren Prozessverlauf.
4. Reduzierte Fehleranfälligkeit
Automatisierte Arbeitsabläufe helfen allen Projektbeteiligten, Risiken, Fehler und Verzögerungen zu reduzieren, indem sie für Struktur und Klarheit sorgen. Die Beteiligten haben so ein genaues Verständnis davon, wie und wann sie Aufgaben erledigen und welche Standards sie erfüllen müssen. Die Grundlage, um Missverständnissen vorzubeugen und die Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten zu vereinfachen.
Tipp
Alasco Kunden nutzen die Gelegenheit: Wenn sie ihre bisherigen Arbeitsabläufe in digitale Workflows übersetzen, hinterfragen und optimieren sie ihre bestehenden Prozesse. Und das wirkt, unsere Kunden erzielen dadurch bessere Ergebnisse in den Projekt.
