DATEV Integration in Alasco: Die Kräfte von Controlling, Buchhaltung und Projektteam bündeln

Der Freigabeprozess einer Rechnung in einem laufenden Projekt beginnt bei der Kostenkontrolle durch den Projektsteuerer und endet mit der Zahlung durch die Buchhaltung. In der Theorie ist der Weg einer Rechnung im baubetrieblichen Rechnungswesen problemlos nachvollziehbar. In den seltensten Fällen erleben Projektleiter, Bauleiter und Buchhalter in der Praxis jedoch einen so geradlinigen, reibungslosen Verlauf. Statt mit einem Klick die Rechnungsposten zu genehmigen und an die Buchhaltung zu übermitteln, sehen sich Projektbeteiligte mit zahlreichen Hürden konfrontiert.

Problem 1: Falscher Rechnungsempfänger

Im glücklichsten Fall geht eine neue Rechnung bei der verantwortlichen Person im Projekt ein. Im schlimmsten Fall landet sie in einer gänzlich anderen Abteilung und ihr Weg muss von den Zuständigen im Projekt und der Buchhaltung rekonstruiert werden.

Problem 2: Undurchsichtiger Freigabeprozess

Erreicht die Rechnung den zuständigen Rechnungsempfänger beginnt der Freigabeprozess. Statt vom Bauleiter zum Projektsteuerer über den Bauherrn zur Buchhaltung zu gelangen, nimmt die Rechnung mehrere Umwege: Beispielsweise vom Projektsteuerer zum Bauherrn, Bauherr zu Bauleiter, Bauleiter zu Bauherr, Bauherr zu Projektsteuerer. Ganz am Ende des Prozesses steht die Buchhaltung. Transparenz und Skontosicherung sieht anders aus.

Problem 3: Zeitintensive Medienbrüche

Hat die Rechnung den Freigabeprozess erfolgreich durchlaufen, wird sie zur Verbuchung an die Buchhaltung übergeben. Ein kurze Durchlaufzeit ist Voraussetzung für die Einhaltung der Skontofrist. Manuelle Arbeitsschritte und Medienbrüche bei der Übergabe, beispielsweise die Rechnung herunterladen und ausdrucken und auf Papier oder digital an die Buchhaltung versenden, bedeuten häufig das Aus für die Skontoziehung.

Problem 4: Fehlerhafte Daten

Die Buchhaltung hat die freigegebene Rechnung erhalten. Um die Zahlung auszuführen, müssen die Daten in das Buchungssystem übertragen werden. Die Dateneingabe durch die Buchhaltung erfolgt häufig manuell, daraus ergeben sich fehlerbehaftete und zeitintensive Arbeitsschritte. Auch falsche Daten in der Rechnung werden häufig erst in diesem finalen Schritt bemerkt, dadurch beginnt der Kreislauf erneut von vorne und die Zahlung verzögert sich.

Datensicherheit, Risikovermeidung und Kostenersparnisse trotz komplexer Geschäftsprozesse

Komplexe Geschäftsprozesse erschweren die vollständige Gewissheit über Transparenz und Sicherheit der Projektfinanzen. Dabei bildet ein ungehinderter, sicherer und schneller Informationsfluss zwischen den Unternehmensbereichen die Voraussetzung für eine erfolgreiche Projektumsetzung. Um die Geschäftstätigkeit abzubilden, muss das baustellenseitige Geschehen durch die Projektsteuerung und Bauleitung ebenso wie die im Rechnungswesen verarbeiteten Informationen aktuell erfasst werden. Die Aktualität und Gesamtheit der Finanzdaten sind Voraussetzung für die Tätigkeiten des Projektcontrollers: Er kann anhand der Soll-Ist-Vergleichs vorausschauend im Projekt agieren, um entsprechende Prognosen zu treffen und Margen sichern.

Skonto sichern: Systemübergreifende Datenübertragung mit DATEVconnect online

DATEVconnect online als direkte Schnittstelle von Alasco zu Datev ermöglicht ab sofort die zuverlässige bereichsübergreifende Kommunikation und Übertragung von Rechnungsdaten. Kostencontrolling und die digitale Buchhaltung greifen für einen optimalen Zahlungslauf in Ihrem Projekt ineinander.

Mit einem einfachen Klick werden alle Informationen aus Alasco automatisch an DATEV Unternehmen Online übertragen und können dort verbucht und gezahlt werden. Alle Rechnungsdetails inkl. automatisch erzeugtem Alasco Rechnungsdeckblatt, Originalrechnung und hinterlegten Metadaten wie bspw. IBAN & BIC des Auftragnehmers werden bei diesem Vorgang automatisch übertragen. So reduziert sich in Ihrem Projekt nicht nur der Verwaltungsaufwand bei der Bearbeitung einer Rechnung, die Integration stellt außerdem sicher, dass alle Informationen korrekt übertragen werden und Rechnungen schnell gezahlt werden können. Die einfache und sichere Datenübertragung aus dem Rechnungslauf heraus trägt dazu bei, dass Zahlungs- und Skontofristen eingehalten werden. Mehr zu den Vorteilen von DATEVconnect online in Alasco erfahren Sie in der Funktionsübersicht.