Die Herausforderung: Manuelle Rechnungsverwaltung bremst Bauprojekte
THOSTs Projektteams kämpften mit ineffizienter manueller Rechnungsverarbeitung, die administrative Engpässe auf aktiven Baustellen verursachte.
Projektleiter Torsten Hecht managt eine großangelegte Immobilienerweiterung über 32.000 Quadratmeter. Projektassistentin Jennifer Edel verarbeitet täglich Dutzende Baurechnungen, prüft Rechnungsbeträge, Mehrwertsteuerberechnungen, Rabatte und Einbehalte und stellt gleichzeitig deren korrekte Dokumentation und Ablage sicher.
Kernprobleme Excel-basierter Rechnungs-Workflows
- Bis zu 80 Rechnungen an Spitzentagen überforderten die manuelle Verarbeitungskapazität
- Jede Rechnung erforderte das Öffnen separater Excel-Dateien zum Abgleich von Vertragsdetails
- Projektmanager verbrachten Abende damit, bis zu 50 Rechnungen zusätzlich zu ihren Baustellen-Verantwortlichkeiten zu prüfen und freizugeben
- Administrative Verzögerungen wurden zur Routine trotz Team-Überstunden
- Zeitaufwendige Navigation zwischen mehreren Dateien zur Rechnungsvalidierung
„Ich habe jeden Abend den Computer angemacht, um bis zu 50 Rechnungen einzeln zu prüfen und freizugeben.", erinnert sich Torsten Hecht. „Wir wussten, es muss sich was ändern."
Die Lösung: Schnelle Alasco-Implementierung für digitales Rechnungsmanagement
THOST implementierte Alascos Finanzmanagement-Plattform mit Unterstützung des Alasco Customer Success Teams und erreichte volle Betriebsfähigkeit in nur einer Woche.
„Innerhalb einer Woche war ein ganzer Umbruch geschehen, das war unglaublich", sagt Jennifer Edel und betont den starken Kontrast zu früheren Software-Implementierungen, die viel Zeit und technisches Fachwissen erforderten.
Schnelle Onboarding-Ergebnisse
- 200-Rechnungen-Rückstand innerhalb von drei Wochen abgearbeitet
- Mühelos 30-40 neue Rechnungen täglich verarbeiten
- Nahtloser Übergang von Excel-basierten zu digitalen Workflows
Messbare Geschäftsergebnisse
75% Zeitreduktion bei Rechnungsfreigaben
Finale Rechnungsfreigaben dauern jetzt 15 Minuten statt 60 Minuten – eine 3x schnellere Rechnungsverarbeitung.
Operative Effizienzgewinne
Alascos strukturierte Plattform eliminiert das Wechseln zwischen Dateien und manuelle Positionsprüfung. Das zentralisierte System bietet:
- Vollständige Zahlungstransparenz über alle Projektrechnungen
- Automatisierte Warnmeldungen bei Überzahlung zur Verhinderung von Budgetüberschreitungen
- Verifizierte Datengenauigkeit reduziert Freigabe-Konflikte
- Umfassende Dokumentation eliminiert übersehene Rechnungen
„Ich kann mich darauf verlassen, dass die Details richtig sind und habe ein erhöhtes Sicherheitsgefühl", sagt Jennifer Edel. „Es ist unglaublich, was es mir an Zeit spart."
Torsten Hecht schätzt den umfassenden Projektüberblick: „Ich habe eine Übersicht, was wurde schon bezahlt. Gleichzeitig werde ich bei Überzahlung gewarnt. Keine Rechnung bleibt mehr liegen."
Warum THOST sich für Alasco entschied
Die klare Struktur, intuitive Datenübersicht und integrierte Dokumentation eliminierten die mühsame administrative Arbeit, die zuvor Stunden der Projektteams verschlang. So kann sich THOST auf zentrale Projektmanagement-Aufgaben konzentrieren: Budgets einhalten, Termine erfüllen und qualitativ hochwertige Bauleistungen sicherstellen.
„Mit Alasco habe ich die Rechnung zur Prüfung vorliegen, gleichzeitig habe ich eine Einsicht, was ist bisher bezahlt worden. Es ist nicht einmal die Hälfte der Zeit, die ich jetzt für die Rechnungsprüfung aufwende.“ - Torsten Hecht, Projektmanager bei THOST Projektmanagement GmbH
Über THOST Projektmanagement GmbH
THOST ist ein führendes deutsches Projektmanagement-Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern an 21 internationalen Standorten, das komplexe Bauprojekte für Industriekunden sowie öffentliche und private Investoren realisiert.
