Sonderwünsche managen – von der Absprache bis zur Abrechnung

Wunschlos glücklich – das sind für Bauträger die idealen Käufer:innen. Doch verständlicherweise ist nicht jede:r Käufer:in mit der Standardausführung zufrieden und möchte das Objekt nach eigenen Wünschen und Vorstellungen gestalten. Für Bauträger ist die Umsetzung dieser Wünsche mit einem erheblichen Aufwand verbunden, denn zwischen Absprache und schlussendlicher Abrechnung liegt eine Vielzahl von Einzelprozessen.

Schritt 1: Kommunikation mit Käufer:innen

Badewanne ist nicht gleich Badewanne. In der Kommunikation mit Käufer:innen ist Sorgfalt gefragt: Welche Änderung soll in welchem Bauabschnitt durchgeführt werden? Wie hoch sind die Kosten? Wann wird abgerechnet? Je nach Komplexität des Vorhabens beinhaltet dieser Schritt zeitintensive Abstimmungen, häufig per E-Mail oder Telefon.

Schritt 2: Kommunikation mit Auftragnehmern

Ebenso aufwändig gestaltet sich die Kommunikation zwischen Bauträger und Auftragnehmern. In welcher Einheit sollen Sonderwünsche umgesetzt werden? Wann soll der Einbau erfolgen? Wer kümmert sich um Material und Lieferung? Wann erfolgt die Abrechnung und zu welchen Konditionen?

Der Bauträger fungiert als Schnittstelle zwischen Kund:innen und Auftragnehmern und begleitet den gesamten Prozess – von Anfrage bis Fertigstellung. In jeder Phase nicht nur den Überblick über die Kommunikation, sondern auch den Finanzstatus zu behalten und zu wissen, wer was wann zu bezahlen hat, ist anspruchsvoll. An dieser Stelle setzt Alasco an und unterstützt das Sonderwunsch-Management durch transparentes Finanzcontrolling, das Kosten und Einnahmen jederzeit nachvollziehbar abbildet.

Die Abrechnung als zentrale Frage

Gerade bei großen Projekten mit mehreren Verkaufseinheiten sind Sonderwünsche echte Zeitfresser mit vergleichsweise niedrigen Margen. Das betrifft auch die Abrechnung. Sonderwünsche werden in der Regel als Nachträge vom Auftragnehmer an den Bauträger abgerechnet. Vor der tatsächlichen Bezahlung ist nicht nur eine buchhalterische Prüfung notwendig, sondern es muss (häufig vor Ort auf der Baustelle) kontrolliert werden, ob beispielsweise die Badewanne ordnungsgemäß eingebaut wurde. Bei Mängeln erfolgt eine Anpassung der Nachträge und der Prozess beginnt von neuem. Gleichzeitig muss eine Rechnung an den:die Käufer:in gestellt werden.

Damit Bauträger Sonderwünsche kosteneffizient umsetzen und Mehrkosten vermeiden können, müssen sie den Abrechnungsstatus jederzeit im Blick behalten. Das wird vor allem dann zu einer echten Herausforderung, wenn viele Sonderwünsche zu managen sind. Mit herkömmlichen Tools ist diese Aufgabe nur mühsam zu bewältigen.

Mit moderner Software Sonderwünsche effizient managen

Hilfe bieten moderne Softwarelösungen, die Informationen in einer Plattform bündeln und als Steuerungsinstrument dienen. Digitale Workflows unterstützen softwarebasiert die Kommunikation zwischen Käufern, Bauträgern und Auftragnehmern oder die Abrechnung der Sonderwünsche. Eine transparente Nachverfolgung ermöglicht den Überblick über alle Sonderwünsche inklusive Abrechnungsstatus. Das Finanzmanagement in Alasco beinhaltet konkret diese Schritte, um Kosten und Einnahmen im Blick zu behalten:

• In der Projektansicht wird bei der jeweiligen Verkaufseinheit ein Sonderwunsch angelegt, einem Käufer zugeordnet und mit einem Status versehen.
• Der Status informiert alle Projektbeteiligten, ob der Wunsch beispielsweise beauftragt oder abgerechnet ist.
• Zugehörige Dokumente und Mailverläufe werden hinterlegt, um getroffene Vereinbarungen nachzuvollziehen.
• Eine Verknüpfung mit den Nachträgen gibt in Echtzeit Auskunft darüber, was bereits zu welchen Kosten umgesetzt wurde.
• Für maximale Geschwindigkeit in der Abrechnung sorgt ein automatisierter Workflow für Nachtragsprüfung und Abrechnung.

Blick ins Produkt: Detailansicht mit Informationen zu Status, Käufer und Dokumenten.

Blick ins Produkt: Alle Sonderwünsche im Blick mit der Multiprojektansicht

Blick ins Produkt: Detailansicht mit Informationen zu Status, Käufer und Dokumenten.

Blick ins Produkt: Alle Sonderwünsche im Blick mit der Multiprojektansicht

Auf dieser Basis lassen sich mit Alasco beliebig viele Sonderwünsche in unterschiedlichen Projekten problemlos und transparent managen. Das Ergebnis: Der Status aller projektübergreifenden Sonderwünsche ist nur noch einen Klick entfernt. Das ermöglicht eine zeit- und kosteneffiziente Umsetzung, die Bauträgern wieder mehr Raum für das Wesentliche gibt: ihren Projekterfolg.