Wie Software schlechte Prozesse in effiziente Workflows transformiert

Nachteile von manuellen Prozessen im Bauprojekt

• Mangelnde Transparenz und Nachvollziehbarkeit über den Status von Aufgaben
• Hoher Aufwand für die Erstellung, Beantwortung und das Nachfassen von Emails
• Schlechte Auffindbarkeit von Dokumenten und Unterlagen
• Oftmals veraltete Dokumentationen und Statusinformationen
• Falsche Daten durch viele manuelle Schnittstellen und menschliche Fehler
• Das Replizieren von Projekt und Workflows ist in der Regel nur schwer möglich (zum Beispiel beim Adressmanagement)

Schlechte und ungeregelte Bauprozesse führen nicht nur zu Missverständnissen, Verwirrungen und Frustrationen, sie kosten vor allem Zeit und Geld. Die Qualität des Outputs leidet deutlich.

Digitalisierte Workflows bilden Bauprozesse digital ab

Ein ungehinderter Informationsfluss kann Ihren wirtschaftlichen Erfolg sichern und die oben genannten Probleme beseitigen. Die digitale Vernetzung aller Projektbeteiligten mit effizienten Workflows ermöglicht deutlich schnellere, transparentere und nachvollziehbarere Bauprozesse.

Anstatt sich an aktiv an Prozesse erinnern zu müssen und Gefahr zu laufen wichtige Schritte zu vergessen, kann sich Ihr Team auf einen Workflow verlassen. So ist es möglich sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Durch die Automatisierung der Kommunikation und der Aufgabenverwaltung, können Aufgaben schneller bearbeitet werden. Verantwortlichkeiten sind jederzeit klar geregelt.

Effiziente Workflows mithilfe moderner Softwarelösungen wie Alasco abbilden

• Definieren und automatisieren Sie Bauprozesse und Kommunikation
• Managen Sie die Aufgaben und Rechte aller Projektbeteiligten
• Ermöglichen Sie den Zugriff auf ihren Workflow von überall
• Verknüpfen Sie Workflows miteinander
• Reduzieren Sie die Papier- und Emailflut

Beispiel Rechnungsfreigabe: So zahlen Sie immer innerhalb der Skontofrist

Die Bearbeitung von Rechnungen ist bei Bauprojekten ein zentraler Prozess, in dem bei den meisten Unternehmen eine Menge Potential schlummert. Anstatt Dokumente analog per Hauspost von Bearbeiter zu Bearbeiter weiterzugeben und so Zeit zu verlieren, ist eine digitalisierte Bearbeitung nicht nur schneller, sondern auch noch revisionssicher.

So funktioniert der digitale Rechnungsworkflow mit Alasco

1. Eingehende Rechnungen werden einfach per Drag and Drop im System erfasst.
2. Alle wichtigen Rechnungsdaten werden automatisch erfasst und die Rechnung wird direkt dem passenden Projekt zugeordnet.
3. Zur inhaltlichen Prüfung wird die Rechnung direkt auf der Baustelle durch den Bauleiter geprüft. Dazu erhält der Bauleiter einfach eine Aufgabe in seinen Posteingang. Korrekturen und Notizen werden digital vermerkt.
4. Nach der Freigabe folgt die formale Rechnungsprüfung durch den Verantwortlichen.
5. Nach der finalen Freigabe wird automatisch ein Rechnungsdeckblatt inklusive elektronischer Prüfvermerke erzeugt.
6. Das Deckblatt wird per Aufgabe an die Buchhaltung übermittelt und die Überweisung kann veranlasst werden.

Gleichzeitig sind alle Rechnungen in Echtzeit mit dem Controlling verknüpft. So können jederzeit die Ist-Kosten mit dem Budget verglichen werden und sie sind in der Lage auf dieser Basis bessere Entscheidungen treffen zu können.

Die Möglichkeit eine durchgängige Software von der Kalkulation bis hin zur Rechnungsprüfung zu verwenden, hat uns zu transparenten Prozessen mit Kontrolle und Sicherheit für unsere Bauprojekte geführt.

Die Effizienzverbesserung im Rechnungslauf führte zu einer 100%igen Bezahlung innerhalb der Skontofrist. Die Bearbeitungszeit pro Rechnung inklusive aller Prüfungen und Freigaben verkürzte sich von 20 auf 6 Tage.

Jeremias Heinrich, Augustus Capital Management GmbH