Aufzeichnung: E-Rechnung 2025 - Was Immobilien­experten jetzt wissen müssen

Ab 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für deutsche Unternehmen stufenweise eingeführt. Die E-Rechnung ist nicht nur eine regulatorische Vorschrift, sondern verändert insbesondere die Art und Weise wie Transaktionen in Immobilienunternehmen dokumentiert und verarbeitet werden. Wie Finanzverantwortliche, Projektmanager und CFOs sich erfolgreich auf die Umstellung vorbereiten, erläutern die Christian Sengewald und René Neubert, Experten für digitale Transformation und Tax Compliance Management bei Forvis Mazars, im Gespräch mit Benedict Marzahn, VP Product bei Alasco in diesem Webinar. Die Experten beleuchten ausführlich die Dringlichkeit und Relevanz dieses Themas für die Immobilienbranche, in der Digitalisierungsinitiativen immer stärker an Bedeutung gewinnen.

1. Die E-Rechnung: Was ist das und wer ist betroffen?

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das Unternehmen dazu verpflichtet, ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen im Business-to-Business-Bereich empfangen zu können. Die Pflicht wird dabei sukzessive ausgeweitet: Unternehmen, die bestimmte Umsatzschwellen überschreiten, müssen ab 2027 auch E-Rechnungen im standardisierten Format versenden können. Die endgültige Umstellung auf die E-Rechnung wird ab 2028 für alle Unternehmen obligatorisch, unabhängig von ihrer Größe und ihrem Umsatz. Ziel der E-Rechnungspflicht ist es, durch maschinenlesbare Rechnungsformate wie XML oder ZUGFeRD die Transparenz und Effizienz in den Rechnungsprozessen zu erhöhen und Umsatzsteuerbetrug wirksam zu bekämpfen.

2. Status Quo: Integration der E-Rechnung in der Branche

Unsere Live-Umfrage unter den Webinar-Teilnehmenden erfasste den aktuellen Status zur Integration der E-Rechnung in den jeweiligen Unternehmen: 40 Prozent der Befragten gaben an, zum aktuellen Zeitpunkt einen besonderen Fokus auf die Informationsbeschaffung zu diesem Thema zu legen. Knapp ein Drittel hat sich noch nicht mit der Umsetzung der E-Rechnung im Unternehmen beschäftigt. Insgesamt 9 Prozent gaben an, sich bereits im Umsetzungsprozess zu befinden. Knapp ein Fünftel der Teilnehmenden befinden sich im Status der Anforderungsanalyse oder Projektplanung.

Auf die Frage “Wie vertraut sind Sie mit dem Thema E-Rechnung?” gaben 35 Prozent an, noch gar nicht vertraut mit dem Thema zu sein. Fast die Hälfte hat bereits erste Erfahrungen und Informationen zu diesem Thema gesammelt. Expertise in dem Bereich schreiben sich nur 9 Prozent der Teilnehmenden zu.

3. E-Rechnung als Chance zur Effizienzsteigerung

Neben der rechtlichen Verpflichtung birgt die E-Rechnung auch erhebliche Chancen zur Digitalisierung und Prozessoptimierung. Durch die Digitalisierung von Rechnungsprozessen können Unternehmen nicht nur die Verwaltungskosten senken, sondern auch Fehlerquoten minimieren. Christian Sengewald und René Neubert lieferten den Teilnehmenden Einblicke in konkrete Optimierungspotenziale: So kann die Automatisierung der Rechnungsfreigabe die Arbeitsabläufe deutlich beschleunigen und personalintensive Aufgaben reduzieren, da Maschinenlesbarkeit und standardisierte Formate wie XML und ZUGFeRD eine direkte Verarbeitung ohne manuelle Übertragung ermöglichen.

Benedict Marzahn, Vice President Product bei Alasco, gab im Webinar einen Einblick in Alascos Lösung zur Digitalisierung des Rechnungsprozesses. Die Software ist speziell auf die Anforderungen der Immobilienbranche zugeschnitten und digitalisiert den gesamten Rechnungsprozess – von der Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe an die Buchhaltung. Dadurch wird die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt und eine vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge gewährleistet. Ein besonderer Vorteil der E-Rechnung ist, dass sie die Grundlage für eine automatisierte Verarbeitung schafft, bei der relevante Informationen wie Lieferantendaten, Zahlungsbedingungen und Beträge direkt ins System übernommen werden.

Effizienter durch strukturierte Prozesse

Wie René Neubert und Christian Sengewald betonten, profitieren Unternehmen, die die E-Rechnung erfolgreich integrieren, von der Effizienzsteigerung durch einen strukturierten und transparenten Rechnungsprozess. In der Immobilienbranche, in der häufig große Mengen an Rechnungen aus unterschiedlichsten Quellen ankommen, wird durch die E-Rechnung ein standardisierter Prozess geschaffen, der Zeit und Aufwand spart. Darüber hinaus ermöglicht die Umstellung auf die E-Rechnung eine optimierte Kontrolle über den Cashflow, da die Rechnungen und Zahlungen zentral und in Echtzeit nachverfolgt werden können.

E-Rechnung als Anstoß zur Digitalisierung

Die Einführung der E-Rechnung zwingt Unternehmen dazu, ihre gesamten Prozesse kritisch zu überprüfen. Die Experten empfehlen, den neuen Standard als Gelegenheit zu nutzen, um alle ablaufenden Rechnungsprozesse unter die Lupe zu nehmen und anzupassen. Der Weg zur vollständigen Automatisierung ist jedoch oft abhängig von der Größe und Struktur des Unternehmens. Kleinere Unternehmen können die Anforderungen oft zügig umsetzen, während größere Firmen ihre Systeme umfassender anpassen müssen.

4. Umsetzung und Zeitplan der E-Rechnungsverordnung

Für Immobilienexperten ist es essenziell, bereits jetzt die Vorbereitungen zu treffen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Die Einführung der E-Rechnung sollte nicht als bürokratische Hürde gesehen werden, sondern als Katalysator, der die digitale Transformation in der Branche voranbringt. Die Umstellung erfordert eine enge Abstimmung mit Lieferanten und Geschäftspartnern, da auch diese ab 2025 elektronische Rechnungen versenden oder empfangen müssen.

Die Planung sollte laut Meinung der Experten mindestens sechs Monate umfassen, wobei die Umsetzung je nach Unternehmensgröße und technischer Reife variiert. Unternehmen, die bereits gut strukturierte digitale Rechnungsprozesse nutzen, können von dieser Basis aus ihre bestehenden Systeme anpassen, während Unternehmen mit manuelleren Prozessen intensivere Anpassungen vornehmen müssen.

5. Key Takeaways

1. Keine Zeit verlieren: Sprechen Sie frühzeitig mit wichtigen Kunden und Partnern, um potenzielle Prozess-Bruchstellen zu vermeiden.
2. Wandel zur E-Rechnung ganzheitlich managen: Die E-Rechnung wirkt sich auf sämtliche internen Prozesse aus – von der Systemkompatibilität bis hin zu Mitarbeiterschulungen. Binden Sie alle relevanten Stakeholder mit ein.
3. Richtige Tools wählen: Sichern Sie sich den richtigen digitalen Partner. Nutzen Sie die Chance, bestehende Workflows zu optimieren und die Prozesseffizienz direkt zu steigern.

6. Fazit: Transformation des Rechnungswesens

Das Webinar zeigte, die E-Rechnung stellt für die Immobilienbranche nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit dar, sondern auch eine strategische Chance, das Rechnungswesen grundlegend zu transformieren und für die Zukunft fit zu machen. Für Immobilienexperten ist es an der Zeit, die Einführung der E-Rechnung als Projekt zu starten, um so die Weichen für eine zukunftssichere, effiziente und digitalisierte Finanzabwicklung zu stellen. Die neue Verordnung eröffnet die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren, Fehler zu reduzieren und die Effizienz im Finanzwesen langfristig zu steigern. Alasco bietet eine Lösung, die Unternehmen die Umstellung erleichtert und eine vollständige Compliance mit den neuen Vorgaben sicherstellt. Vereinbaren Sie jetzt Ihren persönlichen Beratungstermin, um mehr über die Digitalisierung Ihres Rechnungsprozesses mit Alasco zu erfahren.