Aufzeichnung: Von der E-Rechnung zum Wettbewerbsvorteil

Die E-Rechnung markiert einen Wendepunkt für digitale Prozesse in der Immobilienbranche. Was auf den ersten Blick nach einer weiteren regulatorischen Pflicht aussieht, ist in Wirklichkeit eine große Chance, Abläufe zu optimieren, Fehler zu reduzieren und langfristig effizienter zu arbeiten. Wo steht die Immobilienbranche aktuell in diesem Veränderungsprozess? Welche Rolle spielen Daten und digitale Lösungen für die Finanzfunktion der Zukunft?

Benedict Marzahn, Managing Director und CPO bei Alasco, führte bei diesem Online-Event durch die Diskussion zur Transformation des Finanzmanagements durch Datenintelligenz und digitale Innovationen. Ausgangspunkt war die Einführung der E-Rechnungsverordnung zum 1. Januar 2025 Rechnung und die Möglichkeiten von KI für mehr Effizienz und Compliance zu nutzen. An der Gesprächsrunde nahmen teil: Christian Sengewald (Partner, Forvis Mazars), René Neubert (Partner, Forvis Mazars) und Emanuel Breitsameter (COO, Alasco).

Digitalisierung und Automatisierung im Finanzwesen

Die Einführung der E-Rechnung und weiterer digitaler Werkzeuge ist nicht nur eine regulatorische Anforderung, sondern auch ein Katalysator für Effizienz und Transparenz in der Finanzverwaltung „Die E-Rechnung ermöglicht es, nicht nur schneller und transparenter zu arbeiten, sondern auch den administrativen Aufwand erheblich zu reduzieren”, sagt Christian Sengewald, Partner bei Forvis Mazars.

Durch die Verwendung von maschinenlesbaren Formaten wie XML oder ZUGFeRD könnten Unternehmen die Bearbeitungszeiten verkürzen, Fehlerquellen minimieren und somit die Gesamteffizienz steigern. Dies führt nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern auch zu einer verbesserten Datenintegrität, die kritisch für das Finanzreporting und die Steuerkonformität ist. Gleichzeitig trägt die Einführung der E-Rechnung auf lange Sicht zur Rechtssicherheit bei, indem sie den Prozess der Rechnungsstellung und -prüfung standardisiert.

KI-Nutzung im Finanzbereich: Vom Support bis zur Entscheidungsfindung

Die Anwendung Künstlicher Intelligenz (KI) sehen die Beteiligten als zentralen Hebel zur Steigerung der Effizienz im Finanzmanagement. KI ermöglicht es den Teams, Routineprozesse zu automatisieren, Abweichungen von Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen, Benchmarks und Trends zu identifizieren, durch schnelle und einfach Analyse zur Entscheidungsfindung beizutragen und Ineffizienzen aufzudecken.

Emanuel Breitsameter, COO bei Alasco, betont die Bedeutung KI-gestützter Prozesser im Rechnungswesen: „Mit KI können wir den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Genehmigung nicht nur beschleunigen, sondern auch Fehlerquellen eliminieren.” KI-Systeme analysieren und verarbeiten eingehende Rechnungsdaten automatisch, reduzieren menschliche Fehler und ermöglichen es dem Finanzteam, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Darüber hinaus sehe er den Vorteil von KI vor allem in der Möglichkeit, Prognosen durchzuführen, die Finanzabteilungen helfen, zukünftige Cashflows besser zu planen und zu verwalten.

Anpassungen in der IT-Infrastruktur: Voraussetzung für zukünftigen Erfolg

Die Anpassung an E-Rechnungen stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen, besonders im Hinblick auf ihre bestehenden IT-Systeme. Die Experten diskutierten verschiedene Ansätze zur Integration der E-Rechnung in bestehende Systeme. René Neubert betonte: „Es geht nicht nur darum, bestehende Prozesse zu digitalisieren, sondern vielmehr darum, diese Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten.“ Unternehmen müssen ihre bestehenden Systeme kritisch bewerten und gegebenenfalls anpassen, um die Vorteile der E-Rechnung voll ausschöpfen zu können. Zu weiteren Herausforderungen zählen z.B. die Abstimmung der Datensätze und die Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung.

Die Rolle des CFO als Change Agent

Die Rolle des CFOs entwickelt sich stetig weiter, insbesondere im Kontext der digitalen Transformation. Die Panelisten empfehlen CFOs, proaktiv die Führung in digitalen Initiativen zu übernehmen und sowohl in die entsprechende Technologie als auch in die Weiterbildung der Teams zu investieren.

Christian Sengewald betont: „CFOs sollten sich als Change Agents verstehen, die nicht nur Finanzprozesse überwachen, sondern aktiv gestalten und verbessern.“ Dies schließt ein tiefgreifendes Verständnis für die Technologien und die Fähigkeit, diese strategisch einzusetzen, mit ein. Gleichzeitig gilt es, Mitarbeitende frühzeitig zu qualifizieren und diese aktiv in den Veränderungsprozess miteinzubeziehen.

Zusammenfassung und Ausblick

Die Diskussion zeigte erneut, dass die Einführung der E-Rechnung und der Einsatz von KI nicht nur eine Antwort auf gesetzliche Anforderungen sind, sondern sich dadurch auch eine strategische Chance für Immobilienunternehmen bietet. Die Experten waren sich einig, dass die Umstellung auf digitale Prozesse und die Implementierung digitaler Tools die notwendige Voraussetzung ist, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und letztendlich die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.