Remote Projekt­management bei komplexen Immobilien­projekten: Best Practice, Tipps & Tools

Die Auswirkungen des Coronavirus sind in der Bau- und Immobilienbranche spürbar. Besonders der Arbeitsalltag hat sich von heute auf morgen verändert und das Büro wurde größtenteils nach Hause verlagert. Wir haben bei einer Online-Gesprächsrunde am Freitag, 03. April 2020, vier Experten zur derzeitigen Situation in Ihren Unternehmen befragt. Lesen Sie mehr über Erfahrungen, Tipps & Tricks zum Umgang mit der aktuellen Situation und potenziellen Auswirkungen. Sie finden auf dieser Seite auch die vollständige Aufzeichnung des Gesprächs als Video.

#1 Digitalisierung auf dem Prüfstand: Wie digital sind wir wirklich?

Laufende Prozesse und die bestehende Infrastruktur wurden mit dem rasanten Umstieg auf dezentrales Arbeiten auf die Probe gestellt. Von einem auf den anderen Tag musste u.a. die Koordination der Baustelle digital am Laufen gehalten werden, Mitarbeiter mit notwendigem Equipment ausgestattet werden und Mitarbeiter in digitalen Tools geschult werden.

“Wir waren auch vorher digital schon sehr gut aufgestellt. Unsere Projekte laufen erstaunlich gut, es wurde bisher nichts gestoppt.” – Alin Fehrmann, Taurecon Real Estate

“Zu Beginn lag unser Fokus unter anderem auf den Fragen: Wie gehen wir mit laufenden Prozessen um, wie können wir die Teams zusammenhalten und die Mitarbeiter auch digital zusammenführen?” – Matthias Werner, KVL Bauconsult

“Keiner entwickelt in der aktuellen Situation die maximale Digitalstrategie. Viel wichtiger war für uns einen Nullstand zu schaffen, um weiterhin arbeitsfähig zu sein. Und wichtige Themen zu klären: Wie kann ich digital auf die Unterlagen zugreifen, wo sind Dokumente gespeichert und was passiert auf der Baustelle.” - Markus Weigold, Partner und Vorsitzender der Geschäftsführung bei Drees & Sommer

Alasco Tipp: Digitalisieren Sie Ihre Rechnungs- und Nachtragsprüfung mit Alasco: Ihre Prozesse werden einfacher und übersichtlicher. Alle Projektbeteiligten arbeiten in einem System und kennen Ihre Aufgaben. So geben Sie Ihre Rechnungen dreimal so schnell frei und sammeln automatisch die Echtzeitdaten für den Soll-Ist-Vergleich in Ihrem Projekt. Den digitalen Rechnungslauf können Sie in einer Demo direkt ausprobieren.

#2 Neue Strukturen schaffen: Welche neuen Herausforderungen kommen hinzu?

Die notwendigen Vorkehrungen wurden umgesetzt, man gewöhnt sich an den neuen Status Quo und die Arbeit im Home Office. Die neue Art der Kommunikation und die digitale Arbeitsweise bergen jedoch auch Hindernisse, beispielsweise im Hinblick auf die Zusammenarbeit, die Stressresistenz und das Mitarbeiterverhalten.

“Egal wie gut oder schlecht die digitalen Tools sind, es ist für einige Situationen kein gleichwertiger Ersatz für ein persönliches Gespräch möglich.” – Andreas Weiß, Rosa-Alscher Gruppe

“In gewissen Situation stellt es eine Herausforderung dar, den richtigen Grad zwischen Persönlichkeit und Digitalisierung zu finden. Vertragsverhandlungen per Video-Meeting erfordern deutlich mehr Disziplin als im persönlichen Gespräch.” - Matthias Werner, Managing Partner bei KVL Bauconsult

#3 Kommunikation und Teambuilding: Was passiert zwischen den Zeilen?

Wie gelingt es, Kontakt zu halten über Regelbesprechungen hinaus? Welche Maßnahmen sind notwendig, um das Team auch auf Distanz zusammenzuhalten? Die Ideen reichen von Remote Sportgruppen über digitale Change Workshops hin zu digitalen Kaffeeküchen.

“Wir haben bereits vor einiger Zeit vom klassischen Arbeitszeitmodell auf Vertrauensarbeitszeit umgestellt, das hilft uns in der aktuellen Situation. Schließlich basiert im Home Office alles auf Vertrauen.” – Matthias Werner, KVL Bauconsult

“Mein erster Gedanke war, wir müssen unsere geplanten Teambuilding-Workshops absagen. Stattdessen haben wir sie einfach digital umgesetzt. Und die Resonanz war positiv, es hat überraschend gut funktioniert.” – Markus Weigold, Drees & Sommer

Video: Das Online Event in voller Länge

#4 Projektkommunikation: Wir ziehen an einem Strang

Der bekannte Hashtag #weareinthistogether lässt sich auch auf die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern in der Bau- und Immobilienbranche übertragen. Vielerorts rückt man noch enger zusammen, sei es in digitalen Schulungen durch Projektpartner, verstärkte Transparenz in der Kommunikation und gegenseitiges Verständnis.

“Man rückt im Projekt noch enger zusammen und hilft sich gegenseitig. Wir haben jetzt einen noch engeren Draht zu unseren Projektsteuerern.” - Alin Fehrmann, Leiterin Controlling Taurecon Real Estate

“Ich sehe jetzt die Chance, Prozesse und Themen anzupacken und umzusetzen. Und zu erkennen, dass man via digitaler Zusammenarbeit vorankommt.” – Andreas Weiß, Rosa-Alscher Gruppe

#5 Cashflow: Erkennbare Auswirkungen auf die Zusammenarbeit mit Nachunternehmern?

Wie wirkt sich die aktuelle Lage auf die Zusammenarbeit mit Nachunternehmnern aus? Die Auswirkungen bei den Berfragten sind bisher nur zu einem geringen Ausmaß spürbar.

“Die Zusammenarbeit mit Partner rückt noch stärker als bisher schon auf eine inhaltliche Ebene. Die basierte auch bisher bereits auf Lean und Digital. Man versucht jetzt verstärkt gemeinsam herauszufinden, wo es im Projekt hakt und Lösungen zu finden.” – Markus Weigold, Drees & Sommer

“Bei uns zeigt sich bisher kein erhöhter Rechnungslauf, es läuft alles nach Plan.” – Alin Fehrmann, Taurecon Real Estate

“Natürlich stellt jeder wie vorher seine Rechnungen, vielleicht einen Tick schneller wie in sonstigen Phasen.” – Markus Weigold, Drees & Sommer

Keynote: Die besten Tools für das Homeoffice

#6 Learnings: Welche neuen Arbeitsweisen werden Bestand haben?

Achtsamkeit für das Gegenüber, ein “digitaler Push” für die Zusammenarbeit in Projekten und deutlich mehr Videokonferenzen: Corona erfordert die Probe aufs Exempel, Verhaltensweise und Selbstverständlichkeiten in der Zusammenarbeit werden in Frage gestellt. Die Gesprächsteilnehmer schätzen insbesondere den Einfluss auf die Reisetätigkeit, die persönliche Wertschätzung und die flexiblere Arbeitsweise als hoch ein.

“Das Reiseverhalten wird sich ändern. Gerade zeigt sich, Videokonferenzen funktionieren in vielen Fällen doch.” - Andreas Weiß, Leiter Finanzen und Controlling bei Rosa-Alscher Gruppe

“Es gilt jetzt herauszufinden, was bedeutet dieser “digitale Push” für die Arbeit in fünf, zehn Jahren.” – Markus Weigold, Drees & Sommer

“Das Hinzuziehen von Videokonferenzen wird die Zusammenarbeit erleichtern. Das vereinfacht die Organisation, da auch weiter entfernte Projektpartner per Video an Besprechungen teilnehmen können.” – Alin Fehrmann, Taurecon Real Estate

“Wie verwende ich meine Zeit? Dieses Verständnis für zielorientiertes Arbeiten finde ich auch in Zukunft wichtig. Ich hoffe, die emotionale Komponente bleibt erhalten und damit die Achtsamkeit gegenüber der Zeit anderer. Man schaut mehr aufeinander und geht anders miteinander um.” – Matthias Werner, KVL Bauconsult